Indiening - Genereren van (bulk) indieningsbestand

Introductie

Accounton biedt de mogelijkheid om aangiftes in te dienen in het overheidsportaal Tax-on-Web. In Accounton kan u een indieningsbestand aanmaken met een of meerdere klanten in. Dit indieningsbestand kan u vervolgens zelf indienen in Tax-On-Web waardoor de aangiftes van deze klanten worden ingediend.

In dit artikel bespreken we hoe u een indieningsbestand kan aanmaken.

Indiening

U kan een indieningsbestand aanmaken via de pagina 'Indiening'. U vindt deze pagina terug in de menu aan de linkerkant, onder 'Personenbelasting'.

Op de pagina 'Indiening' bevinden zich bovenaan op het scherm drie verschillende categorieën, zijnde (1) 'In aanmerking voor indiening' (2) 'Klaar om in te dienen' en (3) 'Indieningsbestanden' (zie afbeelding hieronder).

In aanmerking voor indiening

In de eerste categorie, 'In aanmerking voor indiening', bevinden zich de dossiers met de volgende statussen:

• Berekening gedaan
• Berekening verzonden naar klant
• Akkoord
• Niet akkoord

De dossiers met deze statussen komen in aanmerking voor indiening, maar zijn nog niet noodzakelijk effectief klaar om ingediend te worden. In dit eerste scherm kunnen de dossiers aangeduid worden die effectief klaar zijn om in te dienen. Dit kan door de klant aan de linkerkant te selecteren (eventueel in bulk door meerdere klanten te selecteren) en vervolgens rechtsboven te klikken op de knop 'Klaar om in te dienen'. Vervolgens zullen deze klanten de status "Klaar voor indiening" krijgen.

Let op: Om een aangifte in te dienen moet het rijksregisternummer van de klant aanwezig zijn. Als er nog geen rijksregisternummer aanwezig is bij een klant zullen we u hier proactief op de hoogte brengen via een pop-up venster (zie afbeelding hieronder). Door vervolgens in de pop-up op het pijltje naast de naam van de klant te klikken, kan het ontbrekende rijksregisternummer onmiddellijk toegevoegd worden bij de klant.

Let op: Dit kan niet meer ongedaan gemaakt worden in de tab 'Indiening' in Accounton, maar enkel door de vragenlijst van de klant te heropenen.

Klaar om in te dienen

Vervolgens verschuift de klant naar de tweede categorie 'Klaar om in te dienen'. De status van de klant wordt nu ook op alle pagina's in Accounton aangepast naar 'Klaar voor indiening'.

In deze categorie kan er een indieningsbestand gegenereerd worden in Accounton, zodat u de aangifte in het overheidsportaal Tax-on-Web kan indienen. U kan in deze categorie ook bestanden of bijlagen toevoegen aan dit indieningsbestand. Deze bestanden worden dan toegevoegd bij de aangifte van de klant. Dit kan u doen door hier bij een klant te klikken op 'Uploaden' (zie afbeelding hieronder).

Vervolgens springt onderstaand scherm open. U kan hier bestanden selecteren die reeds aanwezig zijn bij de klant of een nieuw bestand uploaden via de knop 'Uploaden'. Deze bestanden zijn onderhevig aan de volgende beperkingen:

• Enkel PDF-bestanden kunnen toegevoegd worden. 
• De bestandsgrootte is gelimiteerd tot 2MB per bestand

Accounton zal een foutmelding weergeven wanneer het bestand niet voldoet aan één of meerdere van de bovenstaande voorwaarden.

In de categorie 'Klaar om in te dienen' kan u ook het een indieningsbestand aanmaken. U kan dit doen door één of meerdere klanten te selecteren en vervolgens rechtsboven te klikken op 'Maak indieningsbestand'. Hierna zal er een pop-up openen (zie afbeelding hieronder). In deze pop-up kan u de gewenste naam van het indieningsbestand ingeven alsook het e-mailadres van de indiener. Het e-mailadres dat hier wordt ingevuld zal na de effectieve indiening een e-mail krijgen met de status van de indiening (succesvolle indiening of eventueel foutmelding).

Na het invullen van de naam en het e-mailadres kan u bijna het indieningsbestand effectief genereren. U dient enkel nog te kiezen tussen een 'Indieningsbestand bewaren' of een 'Indieningsbestand indienen'.

• Indieningsbestand opslaan: dit is een indieningsbestand dat de aangifte van de klant zal overschrijven en bewaren maar dit zal de aangifte nog niet effectief indienen.
• Indieningsbestand indienen: dit is een indieningsbestand dat de aangifte van de klant zal overschrijven en bewaren en ook effectief zal indienen

Wanneer op een van beide knoppen/keuzes wordt geklikt, wordt het indieningsbestand effectief aangemaakt. De desbetreffende klanten verschuiven naar de derde categorie 'Indieningsbestanden'.

Let op: De maximale grootte van dit indieningsbestand is 10MB. De balk onderaan het scherm toont hoe groot het indieningsbestand is. 

Indieningsbestanden 

In de laatste categorie 'Indieningsbestanden' staan alle indieningsbestanden die werden gemaakt in het verleden. Het indieningsbestand kan in deze categorie worden gedownload door op de knop 'Download' te klikken. U kan vervolgens zelf dit indieningsbestand indienen in Tax-On-Web.

Nadat u het indieningsbestand heeft ingediend op Tax-On-Web, kan u in de categorie 'Indieningsbestanden' het desbetreffende bestand marken als 'Verwerkt'. Hierdoor zullen alle klanten van in dit bestand de status 'Verwerkt' krijgen.