1. Ophalen van UBO’s: intelligente suggesties
AMLCare vergelijkt automatisch de UBO’s die in het tabblad Relaties zijn opgenomen met de gegevens uit het officiële UBO-register. Zo krijgt u snel inzicht in de volledigheid en correctheid van uw dossier.
1.1 Suggesties bij afwijkingen
Wanneer er verschillen worden vastgesteld, ontvangt u duidelijke en gerichte suggesties:
wanneer er UBO’s ontbreken in AMLCare die wel in het UBO-register voorkomen, krijgt u een suggestie om deze UBO’s toe te voegen
wanneer er UBO’s in AMLCare staan die niet (meer) voorkomen in het UBO-register, krijgt u een suggestie om de UBO-rol te verwijderen
U beslist steeds zelf wat er gebeurt: elke suggestie kan eenvoudig worden geaccepteerd of geweigerd.
1.2 Intelligente matchinglogica
Wanneer AMLCare voorstelt om een UBO toe te voegen, wordt automatisch gecontroleerd of deze persoon al bestaat in AMLCare:
bestaat de persoon al, dan kunt u deze rechtstreeks linken als UBO
bestaat de persoon nog niet, dan kunt u deze meteen toevoegen als nieuwe relatie
De matching gebeurt in twee stappen:
op basis van het rijksregisternummer
op basis van een exacte match van voornaam en achternaam
1.3 Welke gegevens worden opgehaald per UBO?
Per UBO haalt AMLCare, voor zover beschikbaar, volgende gegevens op:
voornaam
achternaam
rijksregisternummer
geboortedatum
percentage aandelen
2. Ophalen en beheren van de UBO-register-PDF
Naast de UBO-gegevens haalt AMLCare ook automatisch de UBO-register-PDF op via MyMinfin. Deze PDF wordt automatisch toegevoegd aan het klantdossier en is beschikbaar binnen AMLCare.
2.1 Aparte documentsectie: UBO-register PDF
Om UBO-documenten overzichtelijk op te slaan, is er een aparte documentsectie UBO-register PDF voorzien. Alle UBO-register-PDF’s die via de synchronisatie worden opgehaald, verschijnen automatisch in deze sectie. Manueel uploaden is dus niet meer nodig.
2.2 Automatische koppeling met vragenlijsten
Wanneer in een vragenlijst het UBO-register wordt opgevraagd, wordt de bijhorende UBO-register-PDF automatisch toegevoegd. Zowel u als uw klanten hoeven dit document daardoor niet meer apart op te laden in de vragenlijst.
2.3 Slimme logica om duplicaten te vermijden
AMLCare past intelligente logica toe om dubbele documenten te vermijden. Het systeem leest de inhoud van de UBO-register-PDF uit en vergelijkt de aanwezige UBO-gegevens met de reeds beschikbare informatie.
Enkel wanneer er effectieve verschillen worden gedetecteerd in de UBO-gegevens, wordt een nieuwe versie van de UBO-register-PDF toegevoegd. Zo blijft het dossier overzichtelijk en bevat het enkel relevante en actuele documenten.
2.4 Consistente verwerking
Er bestaat een één-op-één-relatie tussen:
Dit zorgt voor een consistente, automatische en foutloze verwerking van UBO-documenten over het volledige dossier heen.