Features in AMLcare

Gewijzigd op Di, 19 Nov om 11:46 AM

Welkom bij AMLCare! Deze uitleg van de features biedt een duidelijke uitleg van hoe u het platform kunt gebruiken, met een focus op het dashboard, het intern AWW-beleid, klantbeheer, risicobeoordelingen en meer. Deze stappen zijn ontworpen om u te helpen het meeste uit onze diensten te halen.

Dashboard

Bij het inloggen in AMLCare wordt u verwelkomd op het dashboard. Hier krijgt u een overzicht van belangrijke statistieken, waaronder:

Totaal aantal CAP’s (Customer Acceptance Procedures)
Totaal aantal klanten op het platform
Totaal aantal CAP’s per maand van het huidige jaar
Risicoverdeling van uw klanten

Dit dashboard biedt u een helder overzicht van uw klanten en hun risicoprofiel.

Intern AWW-beleid Genereren

Inleiding

Bij uw eerste login dient u de vragenlijst voor uw intern AWW-beleid in te vullen. Deze vragenlijst is cruciaal voor het opstellen van uw intern beleid. U kunt pas verder met AMLCare nadat u deze vragenlijst heeft ingevuld.

Vragenlijststructuur

Aan de linkerkant van de vragenlijst ziet u de verschillende thema’s. Aan de rechterkant kunt u de vragen beantwoorden. Uw antwoorden bepalen de inhoud van uw intern beleid en beïnvloeden het risiconiveau van uw kantoor, dat kan worden ingedeeld als “Hoog” of “Standaard”. Dit is een suggestie die u kunt overrulen.

Invultijd en Opbouw

De vragenlijst duurt meestal 20 tot 30 minuten om in te vullen. Het is belangrijk om te weten dat u de vragenlijst als een werkdossier kunt beschouwen:

Beantwoord de vragen per onderdeel en klik op ‘Volgende’ om naar het volgende onderdeel te gaan.
U kunt de volgorde van invullen aanpassen; het is niet verplicht om de lijst in volgorde te doorlopen.
Een groen vinkje in het linker menu geeft aan dat een onderdeel volledig is ingevuld. Een rood kruis geeft aan dat er nog antwoorden ontbreken.

Antwoordmogelijkheden

De meeste vragen hebben antwoordmogelijkheden zoals ‘Nooit’, ‘Occasioneel’ en ‘Regelmatig’. Onder ‘Sectoren’ is er een open vraag waarin u sectoren kunt invullen die uw kantoor normaal niet accepteert. Deze informatie is ook relevant voor klantenacceptatieprocedures.

U kunt de vragenlijst op elk moment verlaten en later verdergaan. Alle ingevulde antwoorden worden automatisch opgeslagen.

Risiconiveau Beoordelen

Na het invullen van de vragen, ziet u het risiconiveau van uw kantoor. Als u het niet eens bent met de beoordeling, kunt u dit aangeven door ‘Nee’ te selecteren en een verklaring te geven. Vergeet niet dat alle vragen ingevuld moeten zijn voordat de lijst kan worden ingediend. U kunt uw AWW-beleid op elk gewenst moment opnieuw genereren

Klant Individueel Aanmaken

Klant Toevoegen

Om een klant toe te voegen, gaat u naar “Klantevaluatie”. U kunt klanten op twee manieren toevoegen: individueel of in bulk.

Individueel Klant Aanmaken

Klik op het plusicoon in de rechterbovenhoek.
Selecteer of de klant een particulier of een bedrijf is.
Vul de verplichte velden in:
- Particulier: Naam, e-mailadres, interne verantwoordelijke.
- Bedrijf: KBO-nummer, bedrijfsnaam, interne verantwoordelijke, voornaam en achternaam contactpersoon, e-mailadres contactpersoon.

KBO-nummer Invoeren

Voer het KBO-nummer in en klik op het vergrootglas. Dit zorgt ervoor dat de bedrijfsnaam, bedrijfsvorm en adres automatisch worden aangevuld.

Verantwoordelijke Selecteren

Selecteer de klantverantwoordelijke binnen uw kantoor, die verantwoordelijk is voor het invullen van de vragenlijst en het ontvangen van herinneringen voor de CAP.

Individuele Risicobeoordeling (CAP) Opstarten

Taak Toevoegen

Ga naar “Klantevaluatie” en open een klant.
Klik op “+ Nieuwe taak toevoegen” rechtsboven.
Selecteer de taal van de klant en de categorie van de taak. Kies tussen “Individuele risicobeoordeling: Uitgebreid” of “Individuele risicobeoordeling: Verkort”.

Vragenlijst Toegang

Klik bij “Actie” op “Start” om toegang te krijgen tot de vragenlijst. Deze is op dezelfde manier gestructureerd als de identificatie en het intern beleid.

Risicobeoordeling Conclusie

Na het invullen van de vragen, zult u een risicobeoordeling zien, die kan zijn “Hoog” of “Standaard”. Indien u het niet eens bent met deze beoordeling, kunt u ‘Nee’ klikken en een verklaring geven.

Klanten Volgen en Beheren

Als gebruiker heeft u altijd inzicht in uw cliënteel, inclusief de status van de laatste CAP. Elke klant heeft een eigen profiel met basisinformatie, status en risiconiveau.

CAP Vernieuwing

De interne verantwoordelijke ontvangt tijdig waarschuwingen wanneer de CAP moet worden vernieuwd: elk jaar voor hoog risico en om de drie jaar voor standaard risico.

Klantdetails en Taken Opvolgen

Wanneer u een klant opent, vindt u de volgende informatie:

Basisinformatie: Naam, logo, e-mailadres, telefoonnummer, adres, taal en datum van de laatste CAP.
Taken: Overzicht van open en voltooide taken, inclusief het aantal toegevoegde documenten.
Digitale Handtekening: Status van ondertekening van de AMLCare vragenlijst.

Klant Verwijderen

Indien nodig kunt u een klant verwijderen door de klant te selecteren en op het vuilnisbakpictogram te klikken. Volg de instructies in de pop-up om te bevestigen.

E-mailtemplates Wijzigen

Onder de tab ‘Domein’ kan u instellen van waaruit de e-mails naar de klanten worden verstuurd. Stel hier een email en naam in van uw kantoor. Dit zorgt voor een vertrouwd gevoel voor de klant.

Onder ‘Ontwerp’ kan u de lay-out voor mails aanpassen naar uw kantoor. Zo kan u de kleurencombinaties personaliseren, evenals jullie logo toevoegen.

Onder ‘Inhoud’ is het mogelijk om e-mailtemplates te (des)activeren en de tekst aan te passen. Dit kan als volgt:

Ga via Instellingen => Email instellingen => Inhoud (vanboven). Hier krijgt u een overzicht van alle e-mailtemplates in het AMLCare platform.
De volgende templates zijn het meest relevant voor het gebruik van het platform:
- De template "Document Invitation" wordt gebruik voor de uitnodigingen van de klantidentificaties.
- De template " Document Reminder" wordt gebruikt voor de herinneringen van de klantidentificaties.
- De template "Sign Invite" wordt gebruikt voor de e-handtekening uitnodiging.
- De template "Signs Completed" wordt gebruikt als bevestiging naar de ondertekenaars als alle e-handtekening geplaatst zijn op het desbetreffende document.
Selecteer de gewenste template en voer de gewenste wijzigingen door. Aan de rechterkant van uw scherm krijgt u steeds een voorbeeld ter illustratie
Vergeet zeker niet rechtsboven op "Opslaan" te duwen. Dit is nodig om uw wijzigingen te bewaren.

Labels Aanbrengen

Labels voor Interne Gebruikers en Klanten

U kunt labels toekennen aan zowel interne gebruikers als klanten. Dit helpt bij het organiseren en filteren van gegevens.

Individueel en Bulk Labelen

Ga naar “Instellingen” > “Interne gebruikers” of “Klantevaluatie” voor klanten.
Selecteer de gewenste gebruiker of klant en voeg het label toe via de opties in het menu.

Opleidingen AMLCO

Neem contact op met uw AMLCare verantwoordelijke voor toegang tot de opleidingen. Er zijn verschillende leermiddelen beschikbaar, inclusief video's en teksten. Alle medewerkers kunnen deze op hun eigen tempo volgen. De opleiding is gecertificeerd door de beroepsvereniging ITAA en telt mee voor 6 uren opleiding.