AML Care Assistent Opleiding

Inleiding 

Welkom bij de AML Care assistent opleiding! Deze handleiding helpt je om de belangrijkste functionaliteiten van het AML Care systeem te begrijpen en hoe je deze kunt gebruiken in het kader van antiwitwaswetgeving. Het doel is om accountants en kantoren te ondersteunen in hun wettelijke verplichtingen door middel van dit geautomatiseerde systeem.

1. Interne kantoor policy aanmaken

De eerste stap is het opstellen van een interne kantoorpolicy, een verplichting onder de antiwitwaswetgeving. Dit kan via AML Care.

1. Ga naar de sectie ‘Intern Beleid’ in AML Care.
2. Klik op de optie om een nieuw beleid te genereren of bestaande beleidsdocumenten aan te passen.
3. Volg de stappen in het systeem om de benodigde informatie in te vullen.
4. Sla het beleid op of pas het aan wanneer wijzigingen nodig zijn.

2. Klanten toevoegen en identificeren (2 links) 

De tweede verplichting is het identificeren van klanten (zowel nieuwe als bestaande) en het actualiseren van hun gegevens.

1. Ga naar het overzicht van klanten via AML Care. Klanten kunnen worden toegevoegd via:
   • Een Excel-bestand
   • Een koppeling met CRM-systemen
   • Handmatige invoer van nieuwe klanten
2. Voer het KBO-nummer in van de klant (bijvoorbeeld een bedrijf).
3. Het systeem haalt automatisch gegevens op zoals bestuurders, aandeelhouders, en bedrijfsinformatie.
4. Wijs een verantwoordelijke aan binnen jouw kantoor voor het beheer van de klant.
5. Vul de contactgegevens van de klant aan en zorg dat alle informatie compleet is.

3. Status van klantendossiers controleren 

AML Care biedt een overzicht van de status van klantendossiers met betrekking tot hun identificatie- en verificatieproces.

1. Het systeem gebruikt kleuren om de status weer te geven:
   • Groen: Alles in orde.
   • Uitroepteken: Taak nog niet gestart of lopend.
   • Oranje: Identificatie is nog bezig.
   • Rood kruis: Een actie zoals het vernieuwen van een identiteitskaart is vereist.
2. Je kunt eenvoudig filteren op klanten waarvoor bepaalde taken (zoals ID-kaartvernieuwing) nog niet zijn uitgevoerd.
3. Bulkacties zijn beschikbaar om bijvoorbeeld meerdere ID-kaarten tegelijk op te vragen bij klanten.

4. Taken toevoegen voor klantidentificatie

Voor het uitvoeren van klantidentificatie kun je taken toevoegen in het systeem.

1. Klik op ‘Nieuwe taak toevoegen’ en selecteer de taak voor klantidentificatie.
2. Kies of je de identificatie zelf wilt invullen of naar de klant wilt sturen voor verdere invulling.
3. Als je de taak naar de klant stuurt, ontvangt de klant een mail met een link om ontbrekende gegevens aan te vullen.
4. De status van de taak wordt bijgehouden in het systeem en kan worden aangepast naarmate informatie wordt verzameld.

5. Verificatieplicht uitvoeren

Na de identificatie moet je de informatie van de klant verifiëren om ervoor te zorgen dat de verstrekte gegevens kloppen.

1. AML Care biedt een nieuwe ‘Know Your Customer’ (KYC) sectie waarin alle relevante gegevens over de klant centraal worden weergegeven.
2. Publieke bronnen worden automatisch gekoppeld, zoals KBO, Belgisch Staatsblad, en de Nationale Bank.
3. Het systeem toont:
   • Algemene gegevens van de klant (naam, ondernemingsnummer, financiële gezondheid).
   • Bestuurders en mandaten (inclusief politieke mandaten).
   • Aandeelhouders en participaties van de klant.
   • Publicaties en activiteiten gerelateerd aan de klant.
4. Je kunt de verificatie automatisch laten uitvoeren en deze archiveren voor wettelijke documentatie.

6. Rapportage en communicatie

In AML Care kun je de communicatie met klanten beheren en automatisch herinneringen instellen.

1. Communicatie wordt gelogd in het systeem, inclusief uitgestuurde e-mails.
2. Je kunt automatische herinneringen koppelen aan taken, zoals het aanleveren van ontbrekende documenten.
3. Alles wordt opgeslagen onder het tabblad ‘Communicatie’ voor eenvoudige opvolging.

7. Client Acceptance Procedure (CAP)

De laatste stap is de client acceptance procedure, waarbij je de klant officieel accepteert na de verificatie.

1. Start de CAP-taak en volg de stappen die nodig zijn voor de formele acceptatie van de klant.
2. Dit proces zorgt ervoor dat alle vereiste stappen zijn voltooid voordat de klant volledig wordt geaccepteerd.