Aan de slag met de GovLink

De GovLink: automatische import van MyMinfin-documenten voor bedrijven

De GovLink – onze koppeling met de overheidswebsites – opent een nieuwe reeks mogelijkheden binnen Accounton.

Tot nu toe kon u via onze PB Assistent al automatisch MyMinfin-documenten van particulieren ophalen. Deze functionaliteit werd nu uitgebreid naar vennootschappen, waardoor u ook bedrijfsdocumenten rechtstreeks vanuit MyMinfin kunt importeren.

De GovLink vormt bovendien de basis voor toekomstige automatisaties en workflows, die uw administratieve processen verder zullen vereenvoudigen.

Aan de slag

Om de GovLink te activeren en MyMinfin-documenten voor uw bedrijven te importeren, doorloopt u drie eenvoudige stappen:

1. De connectie leggen met uw CRM-systeem

2. Uw bedrijven importeren in Accounton

3. De MyMinfin-synchronisatie instellen

Gebruikt u al onze PB Assistent? Dan zullen deze stappen u vertrouwd voorkomen. Nieuwe gebruikers vinden hieronder een duidelijke toelichting voor een vlotte opstart.

1. De connectie leggen met uw CRM-systeem

Alvorens de bedrijven te kunnen importeren, moet je eerst de connectie leggen in uw Accounton omgeving, indien dit nog niet gebeurd is. 

• Vanuit AdminPulse: GovLink: koppeling leggen met AdminPulse
• Vanuit Admin-IS | Consult - GovLink: koppeling leggen met Admin-IS | Consult
• Via een Excel file - GovLink: klanten importeren via een Excel file

Belangrijk voor AdminPulse gebruikers, zowel voor de nieuwe als reeds gelegde connecties (voor de PB Assistent): 

Wenst u graag de MyMinfin-documenten van bedrijven die Accounton binnenhaalt, terug te sturen naar AdminPulse?

Vergeet dan zeker niet onder 'Integraties' > 'AdminPulse' de 3de toggle aan te vinken ('Automatisch MyMinfin-documenten van bedrijven naar AdminPulse pushen') en te klikken op 'Instellingen opslaan'. Eenmaal dat gebeurd is, zullen alle documenten die vanaf nu binnenkomen, naar AdminPulse worden doorgestuurd.

Tip! Zorg er steeds voor dat aan elk bedrijf een hoofdverantwoordelijke gekoppeld is. Deze kan meekomen vanuit AdminPulse, in de Excelfile ingevuld worden, of achteraf in het platform worden aangevuld. Dit zorgt er namelijk voor dat o.a. waarschuwingen, zoals overheidsverzoeken, meteen bij de juiste collega in jullie kantoor terechtkomen!

2. Uw bedrijven importeren in Accounton

Eenmaal de connecties gelegd zijn, kan de import gebeuren. 

• Navigeer naar de module 'GovLink' in de balk links. Kies voor de subtab 'Bedrijven'.
• Klik rechtsboven op het tweede icoon 'Importeer klanten of gegevens' en kies voor de gekozen import optie: 
  • Excel file: klik op 'Bestand uploaden' en zoek het bestand op uw computer.
  • AdminPulse: je hebt de optie om alle klanten te importeren of klanten uit een specifiek taaksjabloon.
  • Admin-IS | Consult: je hebt de optie om alle klanten te importeren of klanten uit een specifiek taaksjabloon.
• Vervolgens ziet u het overzicht van alle geïmporteerde klanten en hun status:
  • Onder 'Klanten enkel in import' ziet u de klanten die in de importbron (Excel-file, AdminPulse of Admin-IS | Consult) aanwezig zijn, maar niet in Accounton. Dit zijn nieuwe klanten die kunnen worden toegevoegd aan ons platform. Door klanten te selecteren of deselecteren, kan u ervoor opteren om enkele of alle klanten te importeren.

  • Onder 'Klanten enkel in Accounton' ziet u de klanten die op dit moment in Accounton staan, en niet in de importbron. Dit kan mogelijks wijzen op dossiers die geen klant meer zijn.

  • Onder 'Overeenkomende klanten' zullen de dubbele klanten staan die zowel in de importbron zitten als in Accounton. De matching wordt gedaan op basis van het KBO-nummer. Hier kan je, indien gewenst, bepaalde velden overschrijven via de dropdown bovenaan.

  • Accounton valideert ook de geüploade data. Onder 'Ongeldige klanten' zal u de klanten terugvinden die niet opgeladen kunnen worden omwille van bv. ongeldige of ontbrekende gegevens. Hier past u best de details aan in de importbron, en probeer de import daarna opnieuw.

Eenmaal alle gewenste klanten de juiste gegevens hebben, kan je de bedrijven importeren. Doe dit onder 'Klanten enkel in import' > knop rechts bovenaan 'Voeg de geselecteerde klanten toe aan Accounton'. 

3. De MyMinfin-synchronisatie instellen

Hebt u de MyMinfin sync al gelegd voor uw PB aangiftes? Dan hoeft u niets meer te doen, en zullen deze instellingen ook geldig zijn voor de bedrijvensync. De eerste synchronisatie zal binnenkort opstarten. Vervolgens verdelen we de synchronisaties op basis van de load op MyMinfin. Een nieuwe synchronisatie vindt ongeveer elke week plaats.

Sync nog niet gelegd? Volg dan nog even de volgende stappen: GovLink: Activeren automatische MyMinfin synchronisatie

Klanten geïmporteerd en de MyMinfin sync succesvol opgezet? Dan zal deze binnenkort opstarten en de bedrijfsdocumenten binnenhalen.