Praktische Gids: Wat verandert er voor u in AMLCare?
Beste gebruiker,
Deze update van AMLCare is ontworpen om uw dagelijkse taken rond klantbeheer soepeler en efficiënter te maken. Laten we eens kijken wat de praktische impact is van deze veranderingen op uw werking van de tool.
INHOUDSOPGAVE
- 1. Nieuw datamodel: minder dubbel werk, beter overzicht
- 1.1 Natuurlijke personen die geen klant zijn worden echte klantobjecten
- 1.2 Nieuwe relatietypes: bedrijfsdirecteuren en permanente vertegenwoordigers
- 1.3 Hoe werkt het nieuwe datamodel praktisch voor nieuwe klanten en hun relaties?
- 1.4 Verbeteringen in de identificatie vragenlijst
- 1.5 Wat is er gebeurd met uw bestaande gegevens? (Belangrijke migratie!)
- 2. Slimmer en sneller klantonderzoek met AI: automatische achtergrondcontroles
- 3. Naam van bestanden wijzigen: meer duidelijkheid in bijlagen
- 4. Interne taken toewijzen: verbeterde samenwerking
1. Nieuw datamodel: minder dubbel werk, beter overzicht
De grootste verandering zit in hoe we omgaan met personen en bedrijven die op meerdere plaatsen voorkomen in AMLCare, zoals UBO's (uiteindelijke begunstigden), bestuurders en vaste vertegenwoordigers.
1.1 Natuurlijke personen die geen klant zijn worden echte klantobjecten
Eén persoon, één record: voorheen moest u soms dezelfde persoon (bijv. een UBO) meerdere keren invoeren als die in verschillende bedrijven voorkwam. Dat is nu voorbij! Elke unieke natuurlijke persoon wordt nu één keer in het systeem vastgelegd als een eigen 'klantobject'.
Praktische impact: u voert gegevens (zoals naam, adres, en vooral ID-kaartgegevens) maar één keer in. Als de ID-kaart van een persoon verloopt, hoeft u die maar op één plek bij te werken, ongeacht hoeveel bedrijven die persoon als UBO heeft. Dit bespaart enorm veel tijd en voorkomt fouten.
ID-kaart gegevens centraal: er is een nieuw, overzichtelijk 'ID-kaart'-tabblad voor elke natuurlijke persoon. Hier ziet u direct de vervaldatum en kunt u gemakkelijk ID-kaarten uploaden of verwijderen.
Praktische impact: alle ID-gerelateerde informatie voor een persoon is op één duidelijke plek te vinden en te beheren.
Duidelijker zicht op klanten en personen:
Nieuwe 'overzicht personen' lijst: naast het 'Overzicht klanten' is er nu een aparte lijst voor alle natuurlijke personen in het systeem. Daar ziet u nu direct aan duidelijke iconen en tags (zoals 'UBO', 'Overige bestuurder', 'Vaste vertegenwoordiger') wat voor type entiteit u voor u heeft. We maken hier ook duidelijk een onderscheid tussen klanten en gelinkte relaties (te onderscheiden via de icoontjes voor de naam van de relatie).
'Directe klant'-schakelaar: bij het aanmaken van een natuurlijke persoon ziet u een nieuwe schakelaar. Hiermee bepaalt u of deze persoon een 'directe klant' van uw firma is (en dus in de algemene klantenlijst verschijnt) of enkel als gerelateerde persoon (zoals een UBO) wordt beheerd.
Praktische impact: u krijgt een veel duidelijker onderscheid tussen uw directe klanten en alle andere gerelateerde personen. De lijsten zijn overzichtelijker en u navigeert efficiënter.
1.2 Nieuwe relatietypes: bedrijfsdirecteuren en permanente vertegenwoordigers
Bedrijf als bestuurder: het is nu mogelijk om vast te leggen wanneer een bedrijf bestuurder is van een ander bedrijf (niet alleen natuurlijke personen).
Praktische impact: complexe bedrijfsstructuren kunnen nu correct en duidelijk worden geregistreerd in AMLCare.
Vaste vertegenwoordigers: we maken onderscheid tussen de bedrijfsdirecteur (het bedrijf zelf) en de natuurlijke persoon die dit bedrijf vertegenwoordigt als 'vaste vertegenwoordiger'.
Praktische impact: een completer en nauwkeuriger beeld van de verantwoordelijke personen binnen bedrijfsstructuren.
Nieuwe 'overzicht bedrijven' lijst: naast het 'Overzicht klanten' is er nu een aparte lijst voor alle rechtspersonen in het systeem. Daar ziet u nu direct aan duidelijke iconen en tags (zoals 'Bestuurder (bedrijf)') wat voor type entiteit u voor u heeft. We maken hier ook duidelijk een onderscheid tussen klanten en gelinkte relaties (te onderscheiden via de icoontjes voor de naam van de relatie).
Praktische Impact: Snelle visuele herkenning verbetert het overzicht en vermindert de kans op verwarring.
1.3 Hoe werkt het nieuwe datamodel praktisch voor nieuwe klanten en hun relaties?
Wanneer u een nieuwe klant aanmaakt in AMLCare, of een nieuwe relatie toevoegt, werkt het systeem nu slimmer en efficiënter:
Aanmaken van een nieuwe natuurlijke persoon (directe klant of relatie):
Gaat u een nieuwe particuliere klant toevoegen, of een persoon die een UBO/bestuurder/vaste vertegenwoordiger wordt van een bedrijf? U vult nu de precieze velden in zoals Voornaam en Achternaam, samen met de nieuwe ID-kaartgegevens (vervaldatum, geboortedatum en het uploaden van de ID-kaart zelf).
Slimme controle: als u een registratienummer invoert, controleert AMLCare direct of deze persoon al bestaat in het systeem.
'Directe klant'-schakelaar (belangrijk!): bij elke nieuwe natuurlijke persoon wordt deze schakelaar standaard ingeschakeld. Dit betekent dat ze direct zichtbaar zijn in uw 'Overzicht klanten'.
Alleen relatie? Als de persoon alleen een UBO, bestuurder of vaste vertegenwoordiger is en geen directe klant, schakelt u dit uit. De persoon verschijnt dan wel in 'Overzicht personen', maar niet in het algemene 'Overzicht klanten', waardoor uw overzichten nog duidelijker worden.
Aanmaken van een Nieuw Bedrijf (directe klant of relatie):
Wanneer u een nieuw bedrijf aanmaakt als primaire klant, vult u de bedrijfsgegevens in, zoals Bedrijfsnummer, Bedrijfsnaam en Adres.
Slimme Controle (Bedrijven): Net als bij natuurlijke personen, controleert AMLCare op het Bedrijfsnummer (ondernemingsnummer) om duplicaten te voorkomen. Als het nummer al bestaat, krijgt u een melding en kunt u het bestaande bedrijf koppelen.
'Directe Klant'-schakelaar voor Bedrijven: Ook voor bedrijven is er nu een 'Directe Klant'-schakelaar, die standaard ingeschakeld is. Dit bepaalt of het bedrijf verschijnt in uw 'Overzicht Klanten' of alleen in het nieuwe 'Overzicht Bedrijven'.
Alleen relatie? Als het bedrijf alleen een bestuurder is en geen directe klant, schakelt u dit uit. Het bedrijf verschijnt dan wel in 'Overzicht bedrijven', maar niet in het algemene 'Overzicht klanten', waardoor uw overzichten nog duidelijker worden.
Toevoegen van relaties aan een bedrijf - duidelijke rollen:
Wanneer u naar het tabblad 'Relaties' van een bedrijf zult u nu verschillende categorieën vinden om personen en bedrijven te koppelen. Dit helpt om de complexe structuren helder weer te geven:
- Ultimate Beneficial Owners (UBO's): Hier koppelt u natuurlijke personen die de uiteindelijke begunstigden zijn van het bedrijf. Een UBO kan in de praktijk ook een bestuurder van het bedrijf zijn.
- Overige Bestuurders (Privépersoon): Hier voegt u natuurlijke personen toe die bestuurder zijn van het bedrijf, maar niet de rol van UBO hebben.
- Bestuurders (Bedrijf): Dit is een nieuwe categorie! Hier koppelt u rechtspersonen die een bestuursfunctie hebben binnen het huidige bedrijf.
Praktisch: Als zo'n 'Bestuurder (Bedrijf)' een vaste vertegenwoordiger heeft (een natuurlijke persoon die het besturende bedrijf vertegenwoordigt), wordt die specifieke natuurlijke persoon gekoppeld onder 'Vaste Vertegenwoordigers' (zie screenshot hieronder: Bakkerij Janssen met Jan Janssen als vaste vertegenwoordiger).
"Naam bedrijf" is bestuurder van: Hier ziet u van welke andere bedrijven dit specifieke bedrijf (in dit geval Company D) een bestuurder is. U kunt hier ook nieuwe koppelingen maken of bestaande verwijderen.
Vaste Vertegenwoordigers (natuurlijke personen): dit zijn altijd natuurlijke personen. Hier koppelt u personen die de vaste vertegenwoordiger zijn van het huidige bedrijf (in dit geval Company D). Dit is zeker niet verplicht en meestal enkel relevant voor niet-klanten.
Bij het toevoegen van een relatie, krijgt u telkens twee keuzes:
'Bestaande persoon/bedrijf selecteren': u zoekt en selecteert een persoon of bedrijf die/dat al in AMLCare bekend is. AMLCare legt dan simpelweg een link.
'Nieuwe persoon/bedrijf aanmaken': u vult de details van de nieuwe entiteit in. AMLCare maakt hier automatisch een uniek 'klantobject' van aan en koppelt deze.
Praktische impact: deze processen zorgen ervoor dat uw database schoon, accuraat en up-to-date blijft, zonder overbodige duplicaten. De tool helpt u proactief om consistente en correcte klantgegevens te beheren, wat essentieel is voor uw compliance.
1.4 Verbeteringen in de identificatie vragenlijst
Naadloze Synchronisatie: Wanneer u in de identificatie vragenlijst gegevens van een UBO, overige bestuurder (privé persoon), bedrijfsdirecteur of vaste vertegenwoordiger toevoegt, bewerkt of verwijdert, wordt dit nu onmiddellijk gesynchroniseerd met de centrale klantobjecten in jullie AMLCare omgeving (en vice versa). U kan dus werken via de tab 'Relaties', terwijl uw klant vanuit de vragenlijst kan werken. AMLCare houdt beiden automatisch in synch.
Praktische impact: nooit meer handmatig gegevens dubbel invoeren of aanpassen. De vragenlijst en de backoffice zijn altijd perfect op elkaar afgestemd, wat zorgt voor een consistente en actuele database.
1.5 Wat is er gebeurd met uw bestaande gegevens? (Belangrijke migratie!)
We begrijpen dat veranderingen in de datastructuur vragen kunnen oproepen over uw bestaande gegevens. Goed nieuws: we hebben al het zware werk voor u gedaan!
Automatische gegevensmigratie: alle bestaande UBO's en overige bestuurders zijn door ons automatisch gemigreerd naar de nieuwe, efficiëntere structuur van 'klantobjecten (natuurlijke personen)' en, waar van toepassing, 'UBO's', 'bedrijfsdirecteuren' en 'vaste vertegenwoordigers'. Dit is gebeurd op basis van het uitlezen van identiteitskaarten (met name de rijksregisternummers) om zo op basis van deze unieke parameter klanten te kunnen identificeren.
Intelligente samenvoeging: als dezelfde persoon (bijv. een UBO) meerdere keren voorkwam in uw oude systeem (omdat ze bij verschillende bedrijven waren gekoppeld), hebben we deze intelligent samengevoegd tot één uniek klantobject. Dit betekent dat u nu één, centraal, up-to-date dossier heeft voor elke unieke persoon. Waar de foto van de identiteitskaart echter té onscherp was, kan het zijn dat bepaalde klantenobjecten nog niet zijn samengevoegd. Dit zal echter gaan over een kleine minderheid. Hetzelfde geldt voor klanten waar geen identiteitskaarten waren opgeladen en waar we tevens geen vervaldatum van de identiteitskaarten terugvonden. Vindt u toch een dubbele klant terug? Dan raden we u aan om zelf één klantenobject te behouden en op de juiste manier te linken aan de verschillende bedrijven. Het andere klantenobject kan u nadien verwijderen.
Opgeruimde data: de "hacks" of omwegen die voorheen nodig waren om bijvoorbeeld ID-kaartgegevens van natuurlijke personen bij te houden (zoals via een UBO-loop) zijn nu overbodig. Deze data is nu netjes verplaatst naar de juiste nieuwe velden op het hoofd natuurlijke-persoonobject.
Geen actie nodig: u hoeft zelf geen enkele actie te ondernemen. Al uw bestaande gegevens zijn veilig overgezet naar de nieuwe structuur.
Praktische impact: uw data is nu schoner, consistenter en makkelijker te beheren dan ooit tevoren. De kans op fouten en dubbele invoer is aanzienlijk verkleind, wat u tijd en moeite bespaart.
______________________________________________________________________________________________________
Daarnaast zijn er nog enkele andere mooie wijzigingen / toevoegingen gebeurd bij deze release.
2. Slimmer en sneller klantonderzoek met AI: automatische achtergrondcontroles
Dit is een gloednieuwe, krachtige toevoeging die het handmatig zoeken naar risico-informatie over klanten radicaal verandert. In plaats van tijdrovende Google-searches en het handmatig controleren van lijsten, zet AMLCare nu Kunstmatige Intelligentie (AI) in voor cruciale achtergrondcontroles:
2.1 Automatische analyse van ongunstige media (adverse media)
Wat is het? AMLCare voert nu automatisch web searches uit naar "ongunstige media" over al uw klanten (zowel bedrijven als natuurlijke personen) alsook de gelinkte relaties. De AI scant diverse bronnen op categorieën zoals:
Financiële criminaliteit en witwassen
Terrorisme en criminaliteit
Corruptie en omkoping
Geschillen en juridische kwesties
Praktische impact: u krijgt nu in één oogopslag een overzicht van potentiële risico's. Als de AI iets ongunstigs vindt, ziet u een duidelijk rood kruisje bij de desbetreffende categorie. Zo niet, dan is er een groen vinkje. Op de klantdetailpagina krijgt u, indien ongunstige media is gevonden, een nieuwe 'Adverse Media'-tab waar u per categorie de door AI gegenereerde details kunt uitklappen. Tevens zorgen we altijd voor bronvermeldingen, zodat u de informatie desgevallend kan verifiëren. Dit bespaart u uren handmatig zoekwerk en zorgt ervoor dat u geen belangrijke signalen mist.
2.2 Snelle controles op sanctielijsten en mandaten
Wat is het? AMLCare controleert nu uw klanten automatisch tegen diverse nationale en internationale sanctielijsten en een uitgebreidere politieke check tegen politieke mandatenlijsten. Dit omvat:
Nationale sanctielijsten
Europese sanctielijsten en reisverboden
VN-sanctielijsten
Politieke mandaten
Hoe werkt het? De controle vindt automatisch plaats bij het toevoegen van een nieuwe klant en wordt ook van tijd tot tijd uitgevoerd als batch proces voor al uw bestaande klanten.
Praktische impact: dit is een enorme tijdsbesparing en een cruciale verbetering voor compliance. In plaats van handmatig lijsten te doorzoeken, wordt dit geautomatiseerd. U ziet direct op de overzichtspagina welke klanten op een lijst staan en op de klantdetailpagina vindt u onder een nieuwe 'Sancties en Mandaten'-tab een gedetailleerd overzicht per lijst, compleet met een duidelijk rood kruisje bij een match en een groene vink bij geen match. Dit geeft u een ongekend snel en betrouwbaar inzicht in potentiële risico's.
______________________________________________________________________________________________________
Verder hebben we nog het volgende toegevoegd:
3. Naam van bestanden wijzigen: meer duidelijkheid in bijlagen
We hebben een kleine, maar handige verbetering doorgevoerd in de "Bijlagen" sectie van een klantprofiel:
Bestandsnamen aanpassen: u kunt nu de naam van geüploade bestanden (zoals ID-kaarten, verificatiedocumenten, etc.) direct aanpassen via het potlood icoontje. Dit geldt voor alle categorieën in het tabblad Bijlagen.
Praktische Impact: Nooit meer verwarrende bestandsnamen zoals "scan0001.pdf" of "image20240326.jpg". U kunt de naam aanpassen zodat deze precies omschrijft wat het document inhoudt, wat het zoeken en beoordelen van documenten een stuk efficiënter maakt. De bestandsextensie (bijv. .pdf) blijft uiteraard hetzelfde.
4. Interne taken toewijzen: verbeterde samenwerking
Voor AMLCare gebruikers is er een nieuwe functionaliteit toegevoegd voor interne taken. Deze functie stroomlijnt de manier waarop u samenwerkt aan klantdossiers:
Taken toewijzen aan collega's: wanneer u een interne taak aanmaakt (bijvoorbeeld een risicobeoordeling of een verslag atypische verrichting), ziet u nu een nieuw, optioneel veld: "toewijzen aan". Hier kunt u via een handig keuzemenu een andere actieve AMLCare-gebruiker binnen uw firma selecteren.
Hoe werkt het?
Taak creëren: ga naar het klantdossier waarvoor u een taak wilt aanmaken.
Toewijzen: in het venster voor het aanmaken van de taak, selecteert u de gewenste collega uit de dropdownlijst onder "Toewijzen aan". Dit is optioneel, u kan uiteraard ook nog steeds zelf de taak aanmaken en starten.
Notificatie: zodra de taak is toegewezen, ontvangt de geselecteerde collega direct een e-mailmelding met de taakdetails, de naam van de klant en een directe link om de taak te voltooien.
Herinneringen: als een taak niet op tijd wordt voltooid, ontvangt de toegewezen gebruiker automatisch periodieke herinneringen per e-mail. Dit helpt om geen deadlines te missen en zorgt voor een vlotte opvolging.
Overzicht & opnieuw toewijzing: Als u naast de taak op het 'i' informatie icoontje klikt, ziet u nu duidelijk aan wie een taak is toegewezen. Elke collega met toegang tot het klantdossier kan een taak opnieuw toewijzen aan een andere gebruiker via het potlood icoontje, of de taak zelf oppakken en voltooien. De nieuwe ontvanger krijgt dan ook direct een melding.
Praktische impact: dit verbetert de samenwerking en zorgt ervoor dat taken direct bij de juiste persoon terechtkomen, met automatische herinneringen om de voortgang te bewaken. De communicatie wordt efficiënter en de kans dat taken blijven liggen, wordt aanzienlijk kleiner. Dit draagt bij aan een gestroomlijnd compliance-proces.
Voilà, zo ziet u dat we de laatste maanden niet hebben stil gezeten. We hopen dat u net zo enthousiast bent over deze verbeteringen als wij! Ze zijn speciaal ontwikkeld om uw dagelijkse workflow in AMLCare te vereenvoudigen en de betrouwbaarheid van uw gegevens te verhogen.
Mocht u vragen hebben of ondersteuning nodig hebben, staat ons supportteam voor u klaar. Tot snel, onder meer met een nieuwe update onder meer over de koppeling met AdminPulse.
Met vriendelijke groet,
Het AMLCare Team
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren