INHOUDSOPGAVE

• 1. Belangrijke wijziging: Duidelijker beheer van UBO's en bestuurders - Wat is er veranderd?
  • 1.1 Wat is er veranderd?
  • 1.2 Aangepaste structuur van de vragenlijsten
  • 1.3 Automatische migratie van gegevens
  • 1.4 Wat ziet u nu in het systeem?
  • 1.4 Wat raden we aan?
  • 1.5 Veelgestelde vragen
  • 1.6 Voordelen van de wijziging
• 2. UBO-Synchronisatie - Automatische detectie van UBO's
• 3. UBO-register PDF: Automatische opslag én automatische koppeling met identificatie vragenlijst
• 4. Automatische detectie van bestuurders
• 5. Nieuwe 'Audit Log' per klant
• 6. Overzichtelijke 'Monitoring' per klant en overkoepelend 
• 7. Automatische e-mailnotificaties 
• 8. Verbeterde statistieken
• 9. Slimme suggestie bij toevoegen van reeds bestaande relatie
• 10. Automatische validatie van het rijksregisternummer in vragenlijsten
• 11. AMLCare in meerdere tabbladen
• 12. Frontend verbeteringen
• 13. CAP's per opdracht/business line

1. Belangrijke wijziging: Duidelijker beheer van UBO's en bestuurders - Wat is er veranderd?

In het kader van deze update hebben we een belangrijke verbetering doorgevoerd in de manier waarop UBO’s en bestuurders worden beheerd in AMLCare. Deze wijziging zorgt voor meer duidelijkheid, een correcter overzicht en een betere aansluiting bij de werkelijkheid.

1.1 Wat is er veranderd?

Voorheen: een verwarrende situatie

In het oude systeem was het niet altijd duidelijk wie precies bestuurder was:

• UBO’s kregen uitsluitend de rol 'UBO', ook wanneer zij in werkelijkheid ook bestuurder waren
• Enkel personen die géén UBO waren, konden de rol 'Overige bestuurder' krijgen
• In de vragenlijst kon wel worden aangegeven dat een UBO ook bestuurder was, maar dit was niet zichtbaar in het relatieoverzicht
• Een UBO kon daardoor niet tegelijk als bestuurder worden weergegeven, zelfs wanneer die rol effectief van toepassing was

Gevolg: in het relatieoverzicht was niet zichtbaar dat een UBO ook bestuurder was, ondanks dat deze informatie wel werd ingevuld.

Nu: een duidelijke en transparante aanpak

Het systeem werkt voortaan logischer en consistenter:

• Eén persoon kan meerdere rollen hebben, bijvoorbeeld 'UBO' én 'Bestuurder'
• Alle bestuurders zijn altijd zichtbaar met de rol 'Bestuurder', ongeacht of zij ook UBO zijn
• Het relatieoverzicht weerspiegelt exact wat u invult in de vragenlijst

1.2 Aangepaste structuur van de vragenlijsten

Om aan te sluiten bij het vernieuwde beheer van UBO’s en bestuurders, werd ook de structuur van de vragenlijsten vereenvoudigd en verduidelijkt.

In de nieuwe werking zijn er twee duidelijk gescheiden secties:

• UBO’s
  In deze sectie geeft u uitsluitend aan wie UBO is.
  De vragen of een UBO ook bestuurder is, worden hier niet langer gesteld.

• Bestuurders
  Deze sectie bevat alle bestuurders van het bedrijf, ongeacht of zij ook UBO zijn.
  Wanneer een UBO tegelijk bestuurder is, dient deze persoon hier dus ook als bestuurder te worden opgenomen.

Elke sectie focust voortaan volledig op één rol: één sectie voor personen die UBO zijn en één sectie voor personen die bestuurder zijn. Dit maakt de vragenlijst duidelijker en consistenter.

Geen dubbele invoer
Alle gekende persoonsgegevens worden automatisch hergebruikt. U hoeft gegevens van een persoon slechts één keer in te vullen, ook wanneer die meerdere rollen heeft.

1.3 Automatische migratie van gegevens

We hebben alle bestaande dossiers automatisch aangepast:

• UBO’s die geen bestuurder zijn
  Er is niets gewijzigd: zij blijven enkel de rol 'UBO' behouden

• UBO’s die ook bestuurder zijn

  • Zij hebben nu twee rollen: 'UBO' en 'Bestuurder'

  • Alle informatie over hun bestuursfunctie (zoals vertegenwoordigingsbevoegdheid, bedraglimieten en dagelijks bestuur) is automatisch overgenomen

  • U hoeft niets opnieuw in te vullen

1.4 Wat ziet u nu in het systeem?

In het relatieoverzicht

• Personen met meerdere rollen worden duidelijk als dusdanig weergegeven
• In de kolom Rol(len) ziet u bijvoorbeeld: UBO, Bestuurder
• Alle bestuurdersinformatie is volledig bewaard gebleven

In de vragenlijsten

• De UBO-sectie blijft ongewijzigd

• (!) De sectie Overige bestuurders heet voortaan gewoon Bestuurders

• Wanneer een UBO ook bestuurder is, verschijnt deze persoon correct in beide secties

1.4 Wat raden we aan?

1.5 Veelgestelde vragen

• Zijn er gegevens verloren gegaan?
  Nee. Alle informatie is automatisch en volledig gemigreerd.
• Moet ik bestaande dossiers opnieuw invullen?
  Nee. Alle gegevens, inclusief vertegenwoordigingsbevoegdheid, bedraglimieten en dagelijks bestuur, zijn correct overgenomen.
• Ga ik hierdoor geen dubbele personen hebben?
  Er werden geen nieuwe klanten aangemaakt, enkel zullen er meerdere rollen zijn voor dezelfde persoon. Dit is correct en geeft een realistischer beeld.
• Moet ik zelf iets controleren of aanpassen?
  In principe niet. De migratie is zorgvuldig uitgevoerd. Uiteraard kunt u uw relatieoverzichten altijd nakijken ter controle.

1.6 Voordelen van de wijziging

• Meer duidelijkheid: alle rollen van een persoon zijn meteen zichtbaar

• Betere compliance: het relatieoverzicht sluit aan bij de werkelijke situatie

• Eenvoudiger beheer: geen verwarring meer over bestuurders en UBO’s

• Toekomstbestendig: deze structuur vormt de basis voor nieuwe functionaliteiten, zoals automatische UBO-synchronisatie

2. UBO-Synchronisatie - Automatische detectie van UBO's

We introduceren een volledig nieuwe functionaliteit: de AMLCare UBO-synchronisatie. Wanneer een Belgisch bedrijf over een geldig KBO-nummer beschikt, haalt AMLCare automatisch de UBO’s van het bedrijf op, inclusief de bijhorende UBO-register-PDF.

Wat betekent dit voor u?

AMLCare vergelijkt automatisch de UBO’s die in Relaties staan met de gegevens uit het UBO-register. Zo krijgt u snel inzicht in de volledigheid en correctheid van uw dossier.

Indien nodig ontvangt u duidelijke en gerichte suggesties:

• wanneer er UBO’s ontbreken in AMLCare die wel in het UBO-register werden teruggevonden, krijgt u een suggestie om deze UBO’s toe te voegen

• wanneer er UBO’s in AMLCare staan die niet (meer) voorkomen in het UBO-register, krijgt u een suggestie om de UBO-rol te verwijderen

U kunt elke suggestie eenvoudig accepteren of weigeren, zodat u steeds zelf de controle behoudt.

Slimme logica

Wanneer AMLCare een suggestie doet om een UBO toe te voegen, wordt automatisch gecontroleerd of deze persoon al bestaat in AMLCare:

• bestaat de persoon al, dan kunt u deze eenvoudig linken als UBO

• bestaat de persoon nog niet, dan kunt u deze meteen toevoegen als nieuwe relatie

De matching gebeurt in twee stappen:

1. op basis van het rijksregisternummer

2. op basis van een exacte match van voornaam en achternaam

Hier vindt u meer informatie over hoe u dit als 'AWW-Verantwoordelijke' kunt instellen:
https://accounton.freshdesk.com/support/solutions/folders/101000446665

3. UBO-register PDF: Automatische opslag én automatische koppeling met identificatie vragenlijst

In het kader van de nieuwe UBO-synchronisatie haalt AMLCare voortaan ook automatisch de UBO-register-PDF op. Deze PDF wordt voor elke klant automatisch toegevoegd aan het dossier én beschikbaar gesteld in AMLCare.

Om dit overzichtelijk te houden, werd bij de documenten een nieuwe aparte sectie 'UBO-register PDF' toegevoegd.

Wat betekent dit concreet voor u?

Alle UBO-register-PDF’s die via de synchronisatie worden opgehaald, verschijnen automatisch in deze nieuwe documentsectie. U hoeft deze documenten dus niet langer manueel te uploaden.

Daarnaast wordt de UBO-register-PDF ook automatisch toegevoegd aan de vragenlijst wanneer daar het UBO-register wordt opgevraagd. Zowel u als uw klanten hoeven de PDF hierdoor niet meer apart op te laden in de vragenlijst.

Slimme logica om duplicaten te vermijden

AMLCare past intelligente logica toe om dubbele documenten te vermijden. Het systeem leest de inhoud van het UBO-register-PDF uit en vergelijkt de aanwezige UBO’s met de reeds beschikbare informatie.

Enkel wanneer er effectief verschillen worden gedetecteerd in de UBO-gegevens, wordt een nieuwe versie van het UBO-register-PDF toegevoegd. Zo blijft uw dossier overzichtelijk en bevat het enkel relevante en actuele documenten.

Belangrijk voordeel

Er is een één-op-één-relatie tussen de nieuwe documentsectie UBO-register PDF in het platform en de bijhorende sectie in de vragenlijst. Dit zorgt voor een consistente, automatische en foutloze verwerking van UBO-documenten over het volledige dossier heen.

4. Automatische detectie van bestuurders

Elke klant beschikt voortaan over een eigen Audit Log, waarin alle belangrijke acties en wijzigingen overzichtelijk worden bijgehouden.

Wat wordt gelogd

• Wijzigingen aan klantgegevens (zoals naam, e-mail en direct/indirect-status)

• Taakbeheer: taken aangemaakt, voltooid en herinneringen verstuurd

• Wijzigingen aan identiteitskaarten en vervaldatums

• Relaties die worden toegevoegd of verwijderd

• E-signingactiviteiten

• Bijlagen die worden geüpload of verwijderd

Waar vindt u dit

U vindt het nieuwe tabblad Audit Log in het klantdetailscherm.

Wat kunt u ermee

• Volledige traceerbaarheid van alle acties

• Inzicht in wie welke wijziging heeft doorgevoerd en wanneer

• Mogelijkheid om te filteren en te zoeken op datum, sectie, actie of gebruiker

Belangrijk om te weten

Automatische wijzigingen, zoals updates rond adverse media, sanctielijsten en politieke mandaten, worden weergegeven in de nieuwe Monitoring-functionaliteit (zie het volgende punt).

6. Overzichtelijke 'Monitoring' per klant en overkoepelend 

We introduceren een volledig nieuwe Monitoring-functionaliteit die automatisch alle relevante wijzigingen bijhoudt die afkomstig zijn uit externe bronnen.

Wat wordt gemonitord

• Wijzigingen in adverse media

• Updates in sanctielijsten en politieke mandaten

• KYC-wijzigingen: belangrijke updates uit publieke bronnen

  • Wijzigingen in bedrijfsgegevens

  • Nieuwe of vertrokken bestuurders

  • Veranderingen in de aandeelhoudersstructuur

Twee niveaus van monitoring

1. Per klant
   Elke klant beschikt over een nieuw tabblad Monitoring, waarin alle automatische alerts voor die specifieke klant worden weergegeven. Zo ziet u meteen welke wijzigingen aandacht vereisen.
2. Overkoepelend
   Daarnaast is er een nieuwe Monitoring-pagina in het hoofdmenu, met een overzicht van alle automatische wijzigingen over al uw klanten. U kunt hier eenvoudig filteren op type wijziging of klant.

Voordeel

U mist geen belangrijke automatische updates meer en kunt snel en gericht inspelen op wijzigingen in risicoprofielen.

7. Automatische e-mailnotificaties 

De hoofdverantwoordelijke van een dossier ontvangt voortaan automatisch een e-mail wanneer er belangrijke wijzigingen worden gedetecteerd.

Wanneer ontvangt u een e-mail?

• Wanneer een klant wordt gevlagd in negatieve media

• Wanneer een klant wordt teruggevonden op een sanctielijst

• Wanneer er een politiek mandaat wordt vastgesteld voor een klant

Hoe werkt het?

• De hoofdverantwoordelijke van de klant ontvangt automatisch een e-mail

• In de e-mail wordt duidelijk aangegeven welke wijziging of melding heeft plaatsgevonden

• De e-mail bevat een directe link naar het klantdossier om de wijziging te bekijken

• Deze notificaties kunnen aan- of uitgezet worden via de e-mailtemplate “KYC & Background Check Reminder”

8. Verbeterde statistieken

De statistieken op het overzichtscherm zijn aangepast en tonen voortaan uitsluitend cijfers van directe klanten. Gelinkte relaties worden niet langer meegeteld, wat zorgt voor een accurater beeld van uw actieve klantenbestand.

9. Slimme suggestie bij toevoegen van reeds bestaande relatie

Wanneer u bij een klant een nieuwe relatie toevoegt en daarbij een KBO-nummer en/of rijksregisternummer invoert dat reeds bestaat in AMLCare, tonen we voortaan meer dan enkel een foutmelding.

Wat is er verbeterd?

In plaats van enkel te melden dat de relatie al bestaat, stelt AMLCare nu automatisch voor om de reeds bestaande relatie te gebruiken. Zo kunt u deze meteen selecteren en verdergaan met uw workflow, zonder opnieuw gegevens te moeten invoeren.

Voordeel

U verliest minder tijd met het opnieuw ingeven van data die al aanwezig is en kunt sneller verder werken in het dossier. Dit zorgt voor een vlottere en efficiëntere onboarding en relatiebeheer.

10. Automatische validatie van het rijksregisternummer in vragenlijsten

Het rijksregisternummer wordt in vragenlijsten voortaan automatisch gevalideerd zodra het volledig is ingevuld.

Wat verandert er?

• De validatie gebeurt automatisch zodra het rijksregisternummer volledig is ingevoerd

• U hoeft niet langer te wachten tot u op het groene vinkje klikt of het formulier opslaat

• U ziet onmiddellijk of het rijksregisternummer correct is en of er reeds een klant bestaat met dit rijksregisternummer

Voordeel

Dit voorkomt dat u eerst meerdere vragen invult om pas later te ontdekken dat het rijksregisternummer onjuist is of al in gebruik is.

11. AMLCare in meerdere tabbladen

U kunt AMLCare voortaan in meerdere browsertabbladen tegelijk openen. Zo kunt u bijvoorbeeld in het ene tabblad een klantdossier raadplegen, terwijl u in een ander tabblad een vragenlijst invult. Dit was voorheen niet mogelijk en maakt multitasken binnen AMLCare een stuk efficiënter.

12. Frontend verbeteringen

Delen van het platform zijn geüpgraded naar een modernere versie. Dit zorgt voor een betere gebruikerservaring:

• Snellere werking: het platform laadt sneller en reageert vloeiender

• Betere stabiliteit: minder bugs en foutmeldingen

• Modernere uitstraling: diverse visuele verbeteringen doorheen het platform

• Toekomstbestendig: een sterkere basis voor toekomstige functionaliteiten

13. CAP's per opdracht/business line

U kunt voortaan meerdere afzonderlijke risicobeoordelingen (CAP’s) aanmaken voor dezelfde klant. Dit is bijzonder handig wanneer u voor één klant verschillende opdrachten of business lines beheert met uiteenlopende risicoprofielen.

Wat is nieuw:

• Meerdere risicoanalyses en risiconiveaus per klant mogelijk

• Elke CAP krijgt een eigen naam (bijvoorbeeld per opdracht of business line)

• CAP’s worden overzichtelijk gebundeld weergegeven

• CAP’s kunnen afzonderlijk gearchiveerd worden, zonder de volledige klant te archiveren

Hoe te gebruiken:

• Deze functionaliteit is standaard niet actief in uw backoffice en wordt aangeboden als add-on

• Wenst u deze te activeren, neem dan contact op met uw AMLCare-contactpersoon

• Let op: eenmaal geactiveerd kan deze functie niet meer worden uitgeschakeld

• De standaardnaam voor de eerste CAP is “Default”

• Per opdracht kunnen ook CAP-hernieuwingen worden uitgevoerd; bestaande gegevens van de betreffende opdracht worden hierbij hergebruikt

Nieuwe mogelijkheden op overzicht klanten pagina:

• Openklapknop bij klanten met meerdere CAP’s

• Uitklapbare rijen om alle CAP-details te bekijken

• Filters werken voortaan ook op het niveau van individuele CAP’s. 

We hopen jullie hiermee een duidelijk en gedetailleerd overzicht te hebben gegeven van de nieuwe features. Binnenkort vullen wij dit ook nog aan met verdere visuele verduidelijkingen.