Opstart: eerste import via een Excel file

Wanneer u voor het eerst aan de slag gaat met het platform, zal dit waarschijnlijk nog helemaal leeg zijn. Ons systeem voorziet in de optie om uw bestaande klanten met hun basisinformatie te importeren. Op die manier is de reeds gekende informatie reeds aanwezig in ons platform en kan deze data alvast ingevuld worden in de vragenlijsten van de klant. 

Er zijn twee manieren om klanten in bulk te importeren: 

• Vanuit Syneton - lees meer hier: Opstart: eerste import vanuit Syneton: Admin IS | Consult of AdminPulse
• Via een Excel file

In dit artikel lichten we toe hoe de Excel-import er voor een gebruiker zal uitzien.  

Voor het eerst aan de slag met een Excel import

Om een import vanuit een Excel-file te doen, kan u terecht in de Personenbelasting module, onder de rubriek Klanten. Hier krijgt u het overzicht van uw klanten, wat in het begin waarschijnlijk nog leeg zal zijn. Door op de knop 'Klanten importeren' rechts bovenaan te klikken, krijgt u verschillende keuzes. Kies hier voor 'Excel-bestand'. 

Vervolgens komt u terecht in de omgeving waar u de Excel file kunt uploaden. 

Klik op 'Downloaden' om het document te downloaden en zorg ervoor dat u het ergens lokaal op uw computer opslaat, voordat u er aan begint te werken. 

De Excel template

Toelichting bij de informatie die wordt opgevraagd in de Excel template:

• Firstname: voornaam van de klant (verplicht)
• Lastname: achternaam van de klant (verplicht)
• Email: emailadres van de klant waarnaar de vragenlijst moet worden uitgestuurd (verplicht)
• Responsible: dit is de verantwoordelijke voor deze klant binnen uw accountantskantoor. Hier moet het emailadres ingevuld worden. 
• Address: dit is het adres waar de klant woonachtig is
• Company: het bedrijf waarbij de klant werkt
• Type: duid hier steeds 'Private person' aan.
• Registration Number: dit is het rijksregisternummer van de klant. Gelieve enkel het nummer in te geven, zonder leestekens (. en -). Het wordt sterk aangeraden om de rijksregisternummers van uw klanten mee te importeren. Dit zorgt er onder andere voor dat de MyMinfin synchronisatie eenvoudig en vlot kan verlopen. 
• Spouse Registration Number: dit is het rijksregisternummer van de klant. Ook hier vult u enkel de nummers in, zonder leestekens. 
• Have to send invitation mail: hier vult u best 'no' in. In dat geval worden de klanten en hun vragenlijst klaargezet, maar wordt het mailtje met de vragenlijst nog niet naar hen verzonden. Als u hier voor 'yes' kiest, zal na het afronden van de import, de email met de vragenlijst automatisch uitgestuurd worden naar de klant. Wij raden aan dit op 'no' te zetten, zodat u alles nog eens kan controleren, voordat u uitstuurt.  
• Labels: hier kunnen persoonlijke labels toegevoegd worden, eigen aan uw kantoor.
• Mobile Number: dit is het persoonlijke telefoonnummer van de klant. Dit moet het volgende formaat hebben: +32471625368 (een + met de landscode en daarna het nummer, zonder spaties)
• Loop Variable: gelieve deze kolom leeg te laten. Indien u additionele gegevens wilt hergebruiken, neem contact op met Accounton. 
• LoopVariable.iteration.placeholder: gelieve deze kolom leeg te laten. Indien u additionele gegevens wilt hergebruiken, neem contact op met Accounton. 

Eenmaal deze informatie is aangevuld met uw klantendata, slaat u het bestand op. Vervolgens gaan we dit in ons platform importeren. 

Excel file uploaden

1. Klik op 'Klik hier om een bestand te uploaden' en zoek het bestand op uw computer. 
2. Vervolgens ziet u het overzicht van alle geïmporteerde klanten en hun status:

• Onder 'Klanten enkel in import' ziet u de klanten die in de Syneton-import aanwezig zijn, maar niet in Accounton. Dit zijn nieuwe klanten die zullen worden toegevoegd aan ons platform. Door klanten te selecteren of deselecteren, kan u ervoor opteren om enkele of alle klanten te importeren.
• Onder 'Klanten enkel in Accounton' ziet u de klanten die op dit moment in Accounton staan, en niet in Syneton. Dit zal vooral het geval zijn wanneer de Syneton sync na een lange tijd opnieuw wordt uitgevoerd en wijst vaak op dossiers die geen klant meer zijn of niet zijn gekoppeld aan de geselecteerde task flow. Let op: in de sectie 'customers only in Accounton' staan de klanten die we hebben gevonden in Accounton en die niet gekoppeld zijn aan de geselecteerde task flow.
  
• Onder 'Dubbele klanten' zullen de klanten staan die zowel in Syneton zitten als in Accounton. Hier wordt niets mee gedaan, dit is meer ter informatie.
• Accounton valideert ook de geüploade data. Onder 'Ongeldige klanten' zal u de klanten terugvinden die niet opgeladen kunnen worden omwille van bv. een ongeldig e-mail adres of rijksregisternummer. Door met uw cursor over een klant te bewegen, ziet u wat de reden is van de ongeldigheid.
  
  Enkele veelvoorkomende fouten zijn: 
  • Enter Valid Registration Number: dit wilt zeggen dat het rijksregisternummer niet correct is. Zorg ervoor dat er geen leestekens worden gebruikt in deze kolom in de Excelfile. 
  • Mobile number is invalid or enter mobile number with country code: zorg ervoor dat het telefoonnummer de landcode bevat (+32), gevolgd door de overige cijfers, zonder spaties.

Eenmaal alle gewenste klanten de juiste gegevens hebben, kunnen we de import verder zetten. 

Koppelen van de juiste vragenlijst

Alvorens we op onderaan op 'Import customers to Accounton' kunnen klikken, moeten we eerst de gewenste taal en vragenlijst linken aan deze nieuwe klanten. Dit kan onder 'Klanten enkel in import', bij de dropdowns 'Taal' en 'Selecteer vragenlijst'. Voegt u deze Nederlandstalige klanten toe voor de personenbelasting? Selecteer dan 'Dutch' en 'checklist van de personenbelasting'. 

Klik vervolgens op 'Voeg de geselecteerde klanten toe aan Accounton'. De nieuwe klanten worden opgeladen en krijgen meteen ook de correcte vragenlijst in hun dossier toegevoegd (Status: Nog niet verzonden).

Let op! De klanten zijn nu toegevoegd aan uw account en hebben de juiste vragenlijst in hun dossier klaarstaan. De vragenlijsten moeten echter nog uitgestuurd worden. Na nog een laatste check, kan u vervolgens de mail met vragenlijsten uitsturen. Hoe u dit doet, kan u hier lezen Klanten uitnodigen in bulk