Herhaaldelijke import vanuit Syneton: Admin IS | Consult of AdminPulse

Van tijd tot tijd is het interessant om de import met Syneton opnieuw uit te voeren, bijvoorbeeld bij de start van een nieuwe PB-periode. Zo zorgt u ervoor dat ook uw nieuwe klanten aan ons platform worden toegevoegd, en uw oude eventueel worden verwijderd, alvorens u de vragenlijsten opnieuw uitstuurt.  

Dit artikel betreft het synchroniseren van klantendata vanuit Syneton, na een eerste gebruik van de PB module. Als u voor het eerst gebruik maakt van het platform, en de klanten een eerste keer wilt importeren, raden wij aan dit artikel te lezen: Opstart: eerste import vanuit Syneton: Admin IS | Consult of AdminPulse

Voordat u aan de import begint, zorg ervoor dat uw Accounton account gekoppeld is met uw Syneton account. Hoe u dat doet, kan u lezen in bovenstaand opstart-artikel. 

Import vanuit Admin IS | Consult of AdminPulse

Navigeer naar de Personenbelasting module, onder de rubriek Klanten. Hier krijgt u het overzicht van uw klantenbestand. Door op de knop 'Klanten importeren' rechts bovenaan te klikken, krijgt u de keuze tussen de import per Excel of vanuit Admin IS | Consult of AdminPulse. Kies hier voor de gewenste importoptie.

Klik bij de gewenste importoptie op 'Volgende'. Vervolgens kan u selecteren of u alle klanten wenst op te halen of klanten wenst op te halen van een specifieke taskflow. Selecteer de gewenste optie en klik op 'Volgende'. Vervolgens gaan we de klanten ophalen/synchroniseren van de gewenste importoptie. 

Eenmaal de synchronisatie succesvol is verlopen, zal u het volgende overzicht krijgen van alle geïmporteerde klanten en hun status:

• Onder 'Klanten enkel in import' ziet u de klanten die in de Syneton-import aanwezig zijn, maar niet in Accounton. Dit zijn nieuwe klanten die zullen worden toegevoegd aan ons platform. Door klanten te selecteren of deselecteren, kan u ervoor opteren om enkele of alle klanten te importeren.
  • Alvorens u deze effectief wenst te importeren, dan dient u eerst een vragenlijst te selecteren. We verwijzen u hierbij graag naar de sectie 'Koppelen van de juiste vragenlijst', helemaal onderaan in dit artikel.
    
    
• Onder 'Klanten enkel in Accounton' ziet u de klanten die op dit moment in Accounton staan, en niet in Syneton. Dit zal vooral het geval zijn wanneer de Syneton koppeling na een lange tijd opnieuw wordt uitgevoerd en wijst vaak op dossiers die geen klant meer zijn of niet zijn gekoppeld aan de geselecteerde taskflow. 
  
  Let op: in de sectie ''Klanten enkel in Accounton' staan de klanten die we hebben gevonden in Accounton en die niet gekoppeld zijn aan de geselecteerde taskflow indien u voor een specifieke taskflow heeft geopteerd.
  
  
• Onder 'Dubbele klanten' zullen de klanten staan die zowel in Syneton zitten als in Accounton. Dit overzicht geeft ook weer welke (basis)velden verschillend zijn tussen de import en Accounton, dit kan per klant verschillen.
  
  • Indien gewenst kan u hier de gegevens in Accounton overschrijven met de gegevens van de import.
  • Bovenaan kan u selecteren welke velden u wenst te overschrijven, u kan hier bv. enkel het label selecteren.
    
  • Om het visueel duidelijk te maken gaan we de velden/waarden die niet overschreven gaan worden grijs maken en gaan we de velden die overschreven gaan worden benadrukken. Als u vervolgens op de knop rechtsboven klikt, dan gaan we de gewenste gegevens overschrijven.
    
    
    
• Accounton valideert ook de geüploade data. Onder 'Ongeldige klanten' zal u de klanten terugvinden die niet opgeladen kunnen worden omwille van bv. een ongeldig e-mail adres of rijksregisternummer.

PS: Het wordt sterk aangeraden om de rijksregisternummers van uw klanten mee te importeren. Dit zorgt er onder andere voor dat de MyMinfin en Tax-On-Web synchronisaties eenvoudig en vlot kunnen verlopen.

Koppelen van de juiste vragenlijst

Alvorens u bovenaan op 'Voeg de geselecteerde klanten toe aan Accounton' wenst te klikken, dan dient u eerst de gewenste taal en vragenlijst te selecteren voor deze nieuwe klanten. Dit kan onder 'Klanten enkel in import', bij de dropdowns 'Taal' en 'Vragenlijst'. Voegt u Nederlandstalige klanten toe voor de personenbelasting? Selecteer dan 'Dutch' en 'checklist van de personenbelasting'. 

Klik vervolgens op 'Voeg de geselecteerde klanten toe aan Accounton'. De nieuwe klanten worden opgeladen en krijgen meteen ook de correcte vragenlijst in hun dossier toegevoegd. 

• We raden aan om de optie 'Verstuur e-mailuitnodiging direct na import' niet aan te zetten. De klanten zullen dan toegevoegd worden met de status 'Niet verzonden' en er zal nog geen enkele e-mail verzonden zijn. U kan hierna bepalen wie wanneer een e-mail zal ontvangen.
  • De klanten zijn dan toegevoegd aan uw account en hebben de juiste vragenlijst in hun dossier klaarstaan. De vragenlijsten moeten echter nog uitgestuurd worden. Na nog een laatste check, kan u vervolgens de mail met vragenlijsten uitsturen. Hoe u dit doet, kan u hier lezen Klanten uitnodigen in bulk
• Als u deze optie aanzet, dan zal bij het toevoegen van deze klanten direct ook de uitnodigingen voor het invullen van de vragenlijst verstuurd worden. De klanten zullen dan direct de status 'Verzonden' hebben.