Importation de clients via un fichier Excel

Accounton propose l’option d’importer vos clients existants avec leurs informations de base.
De cette manière, les informations déjà connues sont directement présentes sur notre plateforme et peuvent être pré-remplies dans les questionnaires du client.

Il existe deux manières d’importer des clients en masse :

• Depuis AdminPulse ou IS | Consult – en savoir plus ici : Importation depuis AdminPulse ou Admin IS | Consult - Etape 1 : établir un lien :

• Via un fichier Excel.

Dans cet article, nous expliquons comment fonctionne l’importation Excel pour un utilisateur.

Démarrer avec une importation Excel

Pour effectuer une importation depuis un fichier Excel, rendez-vous dans le module « Impôt des personnes physiques », sous la rubrique « Clients ». Vous y verrez un aperçu de vos clients, qui sera probablement vide au début. En cliquant sur le bouton « Importer des clients » en haut à droite, plusieurs options s’affichent. Sélectionnez « Fichier Excel ».

Vous serez alors redirigé vers l’environnement où vous pouvez télécharger le fichier Excel.

Étapes à suivre :

1. Téléchargez le modèle de document – Cliquez sur « Download template » et enregistrez-le localement sur votre ordinateur avant de commencer à travailler dessus.

2. Complétez les informations dans les colonnes correspondantes.

3. Certaines colonnes sont obligatoires (voir ci-dessous). Merci de ne pas les laisser vides.

4. Si certaines informations ne sont pas disponibles ou que vous ne souhaitez pas les remplir, laissez ces cellules vides.

Le modèle Excel

Vous trouverez ci-dessous une explication des informations demandées dans le modèle Excel.

⚠ Attention : pour les déclarations conjointes
Chaque ligne du fichier Excel représente une déclaration fiscale (y compris pour un couple).

→ Si la déclaration concerne un couple, renseignez les données du déclarant principal dans les colonnes B, C, D, E et F et le numéro de registre national du partenaire en colonne O.
 → Ne créez pas une ligne séparée pour le partenaire, sinon il sera traité comme un dossier distinct au lieu d’une déclaration conjointe.

Ci-dessous vous retrouverez les informations pour les différentes colonnes du fichier Excel :

• Person : laissez cette valeur sur "person".

• Firstname / Prénom : prénom du client (obligatoire).

• Lastname / Nom de famille : nom du client (obligatoire).

• Email : adresse e-mail du client pour l’envoi du questionnaire (obligatoire).

• Mobile Number / Numéro de téléphone mobile : format requis : +324XXXXXXXX (avec l’indicatif pays, sans espaces).

• Registration Number / Numéro de registre national : uniquement le numéro, sans ponctuation. Recommandé pour faciliter la synchronisation MyMinfin.

• Adresse : rue, numéro, boîte, code postal, ville, pays.

• Extra PB / PB supplémentaire : laissez cette colonne vide.

• Labels / Etiquette: permet d’ajouter des étiquettes spécifiques à votre cabinet. Séparez plusieurs étiquettes par une virgule, sans espace à côté de la virgule (ex. : bureau Bruxelles,gestionnaire X).

• Spouse Registration Number / Numéro de registre national du partenaire : uniquement le numéro, sans ponctuation.

• Langue (obligatoire) : spécifiez "dutch" (néerlandais), "english" (anglais) ou "french" (français).

• Code client : si vous souhaitez attribuer un code spécifique au dossier.

• Numéro BCE : uniquement pour les entreprises individuelles.

• Numéro BCE du partenaire : uniquement pour les entreprises individuelles.

• Date limite de déclaration : peut être laissé vide, le système remplira automatiquement cette information via MyMinfin / Tax-on-Web.

• Responsable principal : e-mail du responsable du dossier au sein de votre cabinet comptable.

Une fois les données complétées, enregistrez le fichier et importez-le sur la plateforme.

Téléchargement du fichier Excel

1. Cliquez sur « Cliquez ici pour télécharger un fichier » et sélectionnez votre fichier Excel.
2. Un aperçu des clients importés et de leur statut s’affichera.

Explication des statuts après l’importation :

• “Clients uniquement en importation” : ce sont les nouveaux clients présents dans l’importation, mais pas encore dans Accounton. Vous pouvez choisir lesquels ajouter.

• “Clients uniquement dans Accounton” : clients déjà existants dans Accounton mais absents de l’importation. Cela peut concerner d’anciens dossiers ou des clients non associés au workflow sélectionné.

• “Clients en double” : clients présents à la fois dans l’importation et dans Accounton. Parmi ceux-ci, vous pouvez, si nécessaire, mettre à jour les données.
• “Clients invalides” : clients avec des erreurs (ex. : adresse e-mail incorrecte, numéro de registre national invalide). 

Association du bon questionnaire

Avant de finaliser l’importation, associez une langue et un questionnaire aux nouveaux clients.
Dans « Clients uniquement dans l’importation », sélectionnez la langue et le questionnaire appropriés via les menus déroulants.

→ Exemple : pour des clients francophones déclarant l’impôt des personnes physiques, choisissez :
✅ "French"
✅ "Déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques"

Finaliser l’importation

1. Cliquez sur « Ajouter les clients sélectionnés à Accounton ».

2. Les clients seront ajoutés et le bon questionnaire sera attaché à leur dossier (statut : Non envoyé).

⚠ Important : Les questionnaires doivent encore être envoyés. Vous pouvez vérifier ou compléter les données pré-remplies dans le questionnaire avant d'envoyer les questionnaires.