Importation depuis AdminPulse ou Admin IS | Consult - Etape 2 : importation de la clientèle

De temps en temps, il est utile de relancer l'importation avec votre programme CRM, par exemple au début d'une nouvelle période IPP. Cela permet d'ajouter vos nouveaux clients à notre plateforme et de supprimer les anciens avant d'envoyer à nouveau les questionnaires.

Cet article explique comment synchroniser les données clients depuis AdminPulse et Admin IS | Consult, une fois la connexion avec le programme CRM établie.
Connexion pas encore réalisée ? Consultez d'abord cet article : Importation depuis AdminPulse ou Admin IS | Consult - Etape 1 : établir un lien : 

Importation depuis AdminPulse ou Admin IS | Consult

1. Accédez au module "IPP" sous la rubrique "Clients". Vous y trouverez un aperçu de votre base de clients.
2. Cliquez sur "Importer des clients" en haut à droite. Vous aurez alors le choix entre une importation via Excel ou depuis Admin IS | Consult / AdminPulse.

1. Sélectionnez l'option d'importation souhaitée et cliquez sur Suivant.

2. Vous pourrez alors choisir d'importer tous les clients ou uniquement ceux d'un taskflow spécifique. Sélectionnez l'option souhaitée et cliquez à nouveau sur Suivant.

3. L'importation/synchronisation des clients débutera automatiquement.

Une fois la synchronisation réussie, vous obtiendrez un aperçu de tous les clients importés et de leur statut :

• “Clients uniquement dans l’import” → Clients présents dans Syneton mais pas encore dans Accounton. Ce sont de nouveaux clients qui seront ajoutés. Sélectionnez/désélectionnez les clients à importer. Avant d’importer, sélectionnez un questionnaire (voir section ci-dessous).
  
  
• “Clients uniquement dans Accounton” → Clients existants dans Accounton mais absents de Syneton. Cela peut indiquer des anciens dossiers ou des clients non liés au taskflow sélectionné.
  
• “Clients en double” → Clients présents dans Syneton et Accounton. Un aperçu des différences entre les données des deux systèmes sera affiché. Vous pouvez choisir d’écraser les données d’Accounton avec celles de l’import.

Affichage visuel : Les champs qui ne seront pas écrasés apparaîtront en gris. Les champs qui seront mis à jour seront mis en évidence.

• Clients invalides → Clients dont les données ne peuvent pas être importées (ex. e-mail ou numéro de registre national invalide).

Astuce : Il est fortement recommandé d'importer les numéros de registre national de vos clients pour faciliter la synchronisation avec MyMinfin et Tax-On-Web.

Associer le bon questionnaire

Avant de cliquer sur "Ajouter les clients sélectionnés à Accounton", vous devez d'abord sélectionner :

• La langue

• Le questionnaire

Exemple : Pour des clients francophones en impôt des personnes physiques, sélectionnez "French" et "Déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques".

Une fois les choix effectués, cliquez sur "Ajouter les clients sélectionnés à Accounton". Les nouveaux clients seront importés et leur dossier sera automatiquement lié au bon questionnaire.

Nous déconseillons d’activer l’option "Envoyer l’invitation e-mail immédiatement après l’import". Si vous activez cette option, l’e-mail d’invitation au questionnaire sera envoyé immédiatement et les clients auront le statut "Envoyé"

Envoi des invitations

Nous déconseillons d’activer l’option "Envoyer l’invitation e-mail immédiatement après l’import". Les clients seront alors ajoutés avec le statut « Non envoyé » et aucun e-mail ne sera encore envoyé. Vous pouvez ensuite décider qui reçoit l'e-mail et quand. 

⚠ Important : Les questionnaires doivent encore être envoyés. Vous pouvez vérifier ou compléter les données pré-remplies dans le questionnaire avant d'envoyer les questionnaires.