Comment importer mes données Kluwer dans le questionnaire ?

Comment importer mes données Kluwer dans le questionnaire, de manière à ce que les biens immobiliers, les enfants à charge et autres soient déjà pprécomplétés dans le questionnaire, afin que le client ait moins d’informations à compléter ?

Très simple ! Grâce à une importation (en masse) des données Kluwer vers Accounton !

INHOUDSOPGAVE

• 1. Préparer l’environnement
  • Dans quels dossiers les données Kluwer peuvent-elles être ajoutées ?
  • Et si le questionnaire a déjà été partiellement rempli ou envoyé ?
• 2. Importer les fichiers XML
  • Où peut-on télécharger les données Kluwer ?
  • Où peut-on importer les données Kluwer ?
  • Quelles données peuvent être importées ?
• 3. À quoi cela ressemble-t-il dans le questionnaire ?

1. Préparer l’environnement

Tout d’abord, assurez-vous que l’environnement est prêt et que vous avez exporté les fichiers XML depuis Kluwer.

Dans quels dossiers les données Kluwer peuvent-elles être ajoutées ?

Les données des fichiers XML de Kluwer ne peuvent être importées que dans les questionnaires qui sont encore à 0 % et qui n'ont pas encore été envoyés au client. Ceci est essentiel pour éviter toute perte d’informations.

Et si le questionnaire a déjà été partiellement rempli ou envoyé ?

• Pas encore envoyé, mais déjà ouvert (donc plus à 0 %) ?
  → Réinitialisez le questionnaire à 0 % avant ou immédiatement après l’importation des fichiers XML.

Pour ce faire, allez dans le dossier client, cliquez sur ‘Action’, supprimez le questionnaire existant, puis ajoutez-en un nouveau via le bouton ‘Ajouter un questionnaire’.
Attention : il est fortement recommandé de réinitialiser le questionnaire avant l’import XML. Si vous le faites après, assurez-vous de ne pas ouvrir le questionnaire avant de le réinitialiser, sinon les données ne seront plus importées.

• Questionnaire déjà envoyé au client ?
   → Nous recommandons dans la plupart des cas de ne rien changer, afin d’éviter toute confusion.

Si vous décidez malgré tout de recommencer, suivez les étapes suivantes :

1. Supprimez le questionnaire existant (déjà envoyé) dans le dossier client et ajoutez-en un nouveau.
2. Effectuez l’importation des données Kluwer.
   
3. Envoyez immédiatement le nouveau questionnaire au client. Le client recevra alors un nouvel e-mail avec un lien vers le nouveau questionnaire. Les liens vers les anciens e-mails ne fonctionneront plus et le client n’aura accès qu’au questionnaire via le nouveau lien.

2. Importer les fichiers XML

Où peut-on télécharger les données Kluwer ?

Avant de commencer, vous avez besoin des fichiers XML provenant de Superfisc ou Fiscalc, afin de pouvoir les importer dans Accounton. Vous ne savez pas encore comment exporter ces fichiers XML depuis Kluwer ? → Contactez alors votre CSM.

Où peut-on importer les données Kluwer ?

Une fois que vous disposez des fichiers XML des clients, vous pouvez les importer en masse dans Accounton.
Pour ce faire, allez dans ‘IPP’ > ‘Clients’ et cliquez ensuite en haut à droite sur ‘Importer des clients ou des données’.

Vous verrez alors l’option ‘External Source Calculation’. Cliquez sur ‘Suivant’. Vous pouvez, ici, télécharger un ou plusieurs fichiers. 

PS : il est également possible d’effectuer plusieurs importations groupées (bulk batches), il n’est donc pas nécessaire de tout importer en une seule fois.

Ensuite, vous verrez l’écran ci-dessous.

• Sous ‘Clients en double’, vous verrez les clients que nous avons pu « reconnaître » et sur lesquels nous avons pu effectuer une correspondance. Nous faisons cette correspondance sur base du numéro de registre national (RRN) du déclarant principal / contact principal. Important : Le déclarant principal dans le dossier Kluwer et celui dans Accounton doivent donc correspondre pour que nous puissions établir une correspondance.
• Sous ‘Clients invalides’, vous verrez les clients dont le numéro de registre national du fichier Kluwer ne correspond pas à un RRN existant dans Accounton. Dans ce cas, nous ne pouvons pas faire de correspondance.
  Cela peut concerner, par exemple, des clients qui n’ont pas encore été ajoutés dans Accounton ou encore une situation où le déclarant principal dans Accounton correspond à la personne partenaire dans le dossier Kluwer.
  Dans ce cas, nous ne pouvons pas non plus importer les données.

Quelles données peuvent être importées ?

Sous « Clients en double », vous voyez donc les clients pour lesquels nous avons pu établir une correspondance entre le déclarant principal dans Accounton et le déclarant dans le fichier Kluwer. Dans cette vue, sous « Valeur en import », vous voyez de nombreuses informations supplémentaires par rapport aux « Valeurs dans Accounton ». Il s'agit notamment de données telles que les enfants à charge, les biens immobiliers (avec répartition de propriété, affectation, prêts), les assurances-vie, etc.

Ces informations peuvent ensuite être intégrées dans les questionnaires des clients respectifs. Vous pouvez décider quelles informations seront transférées. Grâce au menu déroulant en haut à droite, sous « Sélectionner les champs », vous pouvez définir quels champs vous souhaitez écraser ou conserver.

Lorsque vous cliquez ensuite sur "Remplacer les clients et champs sélectionnés dans Accounton", ces données sont importée, et vous arrivez sur une page récapitulative, similaire à l’aperçu précédent, mais plus concise.

3. À quoi cela ressemble-t-il dans le questionnaire ?

Il est important de souligner que les questionnaires doivent être à 0 % et ne doivent pas encore avoir été envoyés pour que les données Kluwer soient correctement importées.

• Remettre un questionnaire à 0 % ?
  Idéalement, vous réinitialisez les questionnaires avant l’importation, mais cela peut aussi se faire juste après, à condition de ne pas les ouvrir avant la réinitialisation.
• Un questionnaire déjà envoyé ?
  Pour éviter toute confusion chez le client si vous supprimez un questionnaire déjà envoyé, communiquez clairement avec lui et utilisez un nouveau lien.

Pour les dossiers encore à 0 %, vous pouvez maintenant ouvrir le questionnaire en cliquant sur l’icône en forme d’œil à droite du questionnaire. Vous verrez alors que des informations telles que l’adresse, les enfants à charge, les détails supplémentaires, les biens immobiliers et les prêts… seront déjà précomplétées dans le questionnaire.

Si des informations étaient déjà remplies dans le questionnaire et ne sont pas affectées par l’importation Kluwer (par exemple, des revenus mobiliers déjà saisis dans le questionnaire et qui ne sont donc pas en conflit avec les données Kluwer), nous ne les écraserons pas et elles resteront telles quelles. Tous les champs qui figurent dans Kluwer seront par contre bien écrasés. 

Complément et conservation des données après l’importation Kluwer

Certaines parties du questionnaire — comme les enfants à charge ou les biens immobiliers — peuvent encore apparaître comme « Incomplets » après l’importation. Cela est normal, car certaines informations ne sont pas présentes dans les fichiers Kluwer. En cliquant sur ces rubriques, vous voyez quelles données manquent. Il suffit de compléter ces informations manuellement une seule fois — elles seront automatiquement reprises et préremplies l’année suivante.

De plus :

• Les réponses déjà remplies, qui ne sont pas en conflit avec les données Kluwer (comme les revenus mobiliers déjà saisis), restent conservées.
• Seuls les champs effectivement présents dans le fichier XML Kluwer sont écrasés lors de l’importation.