FAQs bij het toevoegen van klanten en het uitsturen van de vragenlijsten

Hieronder lijsten wij enkele vaak gestelde vragen op omtrent het toevoegen van klanten en het uitsturen van de vragenlijsten.

INHOUDSOPGAVE

• Kan ik hetzelfde emailadres gebruiken om vragenlijsten uit te sturen naar twee verschillende personen?

Kan ik hetzelfde emailadres gebruiken om vragenlijsten uit te sturen naar twee verschillende personen?

Dat is mogelijk, maar niet aangeraden. Jullie kunnen een emailadres hergebruiken in twee dossiers, indien beide personen op hetzelfde email gecontacteerd moeten worden. Vb. bij aparte aangiftes van familieleden die allemaal naar één gezamenlijk emailadres mogen. 

We raden dit echter enkel aan als er geen andere optie is. Bij voorkeur heeft elke persoon zijn of haar eigen e-mailadres, omwille van privacyredenen. De persoon die de e-mails ontvangt, krijgt namelijk toegang tot beide vragenlijsten én alle bijhorende persoonlijke informatie. Die persoon kan deze gegevens ook aanpassen. 

Wat als één persoon geen eigen emailadres heeft? 

Bijvoorbeeld: Jan moet zijn eigen vragenlijst invullen, maar ook die van zijn ouders, die minder digitaal zijn en geen eigen emailadres hebben. Beide vragenlijsten / aangiftes moeten dus naar jan@gmail.com gestuurd worden.

De werkwijze hangt af van de verzendmethode die jullie gebruiken:

1. Zonder Kamigo (klassieke e-mailuitnodiging)

Je kan hetzelfde e-mailadres gebruiken voor beide dossiers. Jan ontvangt twee e-mails op jan@gmail.com en kan rechtstreeks vanuit die mails beide vragenlijsten invullen.

2. Met Kamigo (inlogportaal)

Dan werkt het anders. In Kamigo kan per e-mailadres maar één account worden aangemaakt. Je kan dus niet twee dossiers aanmaken met exact hetzelfde e-mailadres. Jan gaat dus geen twee vragenlijsten in zijn Kamigo portaal kunnen ontvangen.

Oplossing: je kan een aangepaste versie van het e-mailadres gebruiken voor het tweede dossier, zoals: jan+ouders@gmail.com in plaats van jan@gmail.com. Dit trucje (met de plus (+) en aanvulling daarachter) werkt met de meeste e-mailproviders (zoals Gmail en Outlook): e-mails naar jan+ouders@gmail.com komen gewoon aan op jan@gmail.com.

In dat geval kunnen jullie het dossier van Jan in Accounton aanmaken met het emailadres jan@gmail.com en dat van zijn ouders op jan+ouders@gmail.com. Jan zal beide uitnodigingen ontvangen in zijn inbox en kan vervolgens:

• zijn eigen Kamigo-account aanmaken op jan@gmail.com en

• een tweede Kamigo-account voor zijn ouders aanmaken op jan+ouders@gmail.com.

Zo blijven de vragenlijsten gescheiden en duidelijk, ook voor Jan zelf.

! Let op: gebruik deze methode enkel als het geen probleem is dat de ontvanger toegang heeft tot beide dossiers.