Klanten importeren via een Excel file

Accounton voorziet in de optie om uw bestaande klanten met hun basisinformatie te importeren. Op die manier is de reeds gekende informatie reeds aanwezig in ons platform en kan deze data alvast ingevuld worden in de vragenlijsten van de klant. 

Er zijn twee manieren om klanten in bulk te importeren: 

• Vanuit AdminPulse of IS | Consult - lees meer hier: Opstart: koppeling leggen met AdminPulse of Admin IS | Consult : 
• Via een Excel file

In dit artikel lichten we toe hoe de Excel-import er voor een gebruiker zal uitzien.  

Aan de slag met een Excel import

Om een import vanuit een Excel-file te doen, kan u terecht in de 'Personenbelasting'-module, onder de rubriek 'Klanten'. Hier krijgt u het overzicht van uw klanten, wat in het begin waarschijnlijk nog leeg zal zijn. Door op de knop 'Klanten importeren' rechts bovenaan te klikken, krijgt u verschillende keuzes. Kies hier voor 'Excel-bestand'. 

Vervolgens komt u terecht in de omgeving waar u de Excel file kunt uploaden. 

De Excel template

Toelichting bij de informatie die wordt opgevraagd in de Excel template, vind je hieronder. 

Opgelet: voor gezamenlijke aangiftes: Elke rij in de Excel file betreft één (gezamenlijke) aangifte. 

--> Wanneer het dus gaat om een gezamenlijke aangifte van een koppel, zorg er dan voor dat je in kolom B,C, D, E en F de gegevens van uw contactpersoon / hoofdaangever invult, en in kolom O het rijksregisternummer van de partner. 

--> Voeg de partner dus niet toe op een aparte rij, want dan zal die gezien worden als een apart dossier (in plaats van een gezamenlijke aangifte). 

Hieronder bijkomende info over de verschillende kolommen: 

• person: laat dit op 'person' staan.
• Firstname / Voornaam: voornaam van de klant (verplicht)
• Lastname / Achternaam: achternaam van de klant (verplicht)
• Email: emailadres van de klant waarnaar de vragenlijst moet worden uitgestuurd (verplicht)
• Mobile Number / Mobiel nummer: dit is het persoonlijke telefoonnummer van de klant. Dit moet het volgende formaat hebben: +324xxxxxxxx (een + met de landscode en daarna het nummer, zonder spaties)
• Registration Number / Rijksregisternummer: dit is het rijksregisternummer van de klant. Gelieve enkel het nummer in te geven, zonder leestekens (. en -). Het wordt sterk aangeraden om de rijksregisternummers van uw klant mee te importeren. Dit zorgt er onder andere voor dat de MyMinfin synchronisatie eenvoudig en vlot kan verlopen.
• Straat, Huisnummer, Bus, Postcode, Gemeente, Land: dit is het adres waar de klant woonachtig is. 
• Extra PB: gelieve deze kolom leeg te laten.
• Labels: hier kunnen labels toegevoegd worden, eigen aan uw kantoor. Aan de hand van labels kunnen dossiers eenvoudig gefilterd worden. Wensen jullie meerdere labels toe te voegen aan één klant? Dat kan! Plaats ze in één kolom, gescheiden door een komma (zonder spaties naast de komma's, vb: kantoor Gent,dossierbeheerder X). 
  
• Spouse Registration Number / Rijksregisternummer partner: dit is het rijksregisternummer van de partner. Ook hier vult u enkel de nummers in, zonder leestekens.
• Taal (verplicht): de taal van de klant. De mogelijke opties zijn 'dutch' (Nederlands), 'english' (Engels) en 'french' (Frans) - gelieve deze dan ook in het Engels te vermelden. De mogelijkheden zullen afhangen van de gekozen talen bij de opstart.
• Klantcode: indien jullie aan een dossier een bepaalde code willen koppelen.
• KBO-nummer: enkel relevant voor eenmanszaken.
• KBO-nummer van de partner: enkel relevant voor eenmanszaken. 
• Deadline PB: hier kunnen jullie de deadline voor de PB Aangifte invullen. PS: het is aangeraden om dit leeg te laten, want ons systeem zal dit automatisch invullen, eenmaal dit gekend is MyMinfin / Tax-on-Web. 
• Responsible / Hoofdverantwoordelijke: dit is de verantwoordelijke voor deze klant binnen uw accountantskantoor. Gelieve hier het emailadres te plaatsen van de respectievelijke collega. 

Eenmaal deze informatie is aangevuld met uw klantendata, slaat u het bestand op. Vervolgens gaan we dit in ons platform importeren. 

Excel file uploaden

1. Klik op 'Klik hier om een bestand te uploaden' en zoek het bestand op uw computer. 
2. Vervolgens ziet u het overzicht van alle geïmporteerde klanten en hun status:

• Onder 'Klanten enkel in import' ziet u de klanten die in de Syneton-import aanwezig zijn, maar niet in Accounton. Dit zijn nieuwe klanten die zullen worden toegevoegd aan ons platform. Door klanten te selecteren of deselecteren, kan u ervoor opteren om enkele of alle klanten te importeren.
• Onder 'Klanten enkel in Accounton' ziet u de klanten die op dit moment in Accounton staan, en niet in Syneton. Dit zal vooral het geval zijn wanneer de Syneton sync na een lange tijd opnieuw wordt uitgevoerd en wijst vaak op dossiers die geen klant meer zijn of niet zijn gekoppeld aan de geselecteerde task flow. Let op: in de sectie 'customers only in Accounton' staan de klanten die we hebben gevonden in Accounton en die niet gekoppeld zijn aan de geselecteerde task flow.
  
• Onder 'Dubbele klanten' zullen de klanten staan die zowel in Syneton zitten als in Accounton. Hier wordt niets mee gedaan, dit is meer ter informatie.
• Accounton valideert ook de geüploade data. Onder 'Ongeldige klanten' zal u de klanten terugvinden die niet opgeladen kunnen worden omwille van bv. een ongeldig e-mail adres of rijksregisternummer. Door met uw cursor over een klant te bewegen, ziet u wat de reden is van de ongeldigheid.
  
  Enkele veelvoorkomende fouten zijn: 
  • Enter Valid Registration Number: dit wilt zeggen dat het rijksregisternummer niet correct is. Zorg ervoor dat er geen leestekens worden gebruikt in deze kolom in de Excelfile. 
  • Mobile number is invalid or enter mobile number with country code: zorg ervoor dat het telefoonnummer de landcode bevat (+32), gevolgd door de overige cijfers, zonder spaties.

Eenmaal alle gewenste klanten de juiste gegevens hebben, kunnen we de import verder zetten. 

Koppelen van de juiste vragenlijst

Alvorens we op onderaan op 'Import customers to Accounton' kunnen klikken, moeten we eerst de gewenste taal en vragenlijst linken aan deze nieuwe klanten. Dit kan onder 'Klanten enkel in import', bij de dropdowns 'Taal' en 'Selecteer vragenlijst'. Voegt u deze Nederlandstalige klanten toe voor de personenbelasting? Selecteer dan 'Dutch' en 'checklist van de personenbelasting'. 

Klik vervolgens op 'Voeg de geselecteerde klanten toe aan Accounton'. De nieuwe klanten worden opgeladen en krijgen meteen ook de correcte vragenlijst in hun dossier toegevoegd (Status: Nog niet verzonden).

Let op! De klanten zijn nu toegevoegd aan uw account en hebben de juiste vragenlijst in hun dossier klaarstaan. De vragenlijsten moeten echter nog uitgestuurd worden. Na nog een laatste check, kan u vervolgens de mail met vragenlijsten uitsturen. Hoe u dit doet, kan u hier lezen Klanten uitnodigen in bulk