Importeren vanuit AdminPulse of Admin-IS | Consult

Van tijd tot tijd is het interessant om de import met uw CRM-programma opnieuw uit te voeren, bijvoorbeeld bij de start van een nieuwe PB-periode. Zo zorgt u ervoor dat ook uw nieuwe klanten aan ons platform worden toegevoegd, en uw oude eventueel kunnen worden verwijderd, alvorens u de vragenlijsten opnieuw uitstuurt.  

Dit artikel betreft het synchroniseren van klantendata vanuit AdminPulse en Admin-IS | Consult, nadat de koppeling met het CRM-programma gelegd werd. Koppeling nog niet gelegd? Lees dan eerst het relevante artikel alvorens verder te gaan: Opstart: koppeling leggen met AdminPulse  of Opstart: koppeling leggen met Admin-IS | Consult

Import vanuit AdminPulse of Admin-IS | Consult

Navigeer naar de 'Personenbelasting' module, onder de rubriek 'Klanten'. Hier krijgt u het overzicht van uw klantenbestand. Door op de knop 'Importeer klanten of gegevens' rechts bovenaan te klikken, krijgt u de keuze tussen de import per Excel of vanuit Admin-IS | Consult of AdminPulse. Kies hier voor de gewenste importoptie.

Klik bij de gewenste importoptie op 'Volgende'. Vervolgens kan u selecteren of u alle klanten wenst op te halen of klanten wenst op te halen van een specifieke taskflow(s). Selecteer de gewenste optie en klik op 'Volgende'. Vervolgens gaan we de klanten ophalen/synchroniseren van de gewenste importoptie. 

Eenmaal de synchronisatie succesvol is verlopen, zal u het volgende overzicht krijgen van alle geïmporteerde klanten en hun status:

• Onder 'Klanten enkel in import' ziet u de klanten die in de Admin-import aanwezig zijn, maar niet in Accounton. Dit zijn nieuwe klanten die zullen worden toegevoegd aan ons platform. Door klanten te selecteren of deselecteren, kan u ervoor opteren om enkele of alle klanten te importeren.
  • Alvorens u deze effectief wenst te importeren, dan dient u eerst een vragenlijst te selecteren. We verwijzen u hierbij graag naar de sectie 'Koppelen van de juiste vragenlijst', helemaal onderaan in dit artikel.
    
    
• Onder 'Klanten enkel in Accounton' ziet u de klanten die op dit moment in Accounton staan, en niet in AdminPulse of Admin-IS | Consult. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de synchronisatie na een lange tijd opnieuw wordt uitgevoerd en wijst vaak op dossiers die geen klant meer zijn of niet zijn gekoppeld aan de geselecteerde taskflows. 
  
  Let op: in de sectie ''Klanten enkel in Accounton' staan de klanten die we hebben gevonden in Accounton en die niet gekoppeld zijn aan de geselecteerde taskflow, indien u voor een specifieke taskflow heeft geopteerd.
  
  
• Onder 'Dubbele klanten' zullen de klanten staan die zowel in Admin zitten als in Accounton. Dit overzicht geeft ook weer welke (basis)velden verschillend zijn tussen de import en Accounton, dit kan per klant verschillen.
  
  • Indien gewenst kan u hier de gegevens in Accounton overschrijven met de gegevens van de import.
  • Bovenaan kan u selecteren welke velden u wenst te overschrijven, u kan hier bv. enkel het label selecteren.
    
  • Om het visueel duidelijk te maken gaan we de velden/waarden die niet overschreven gaan worden grijs maken en gaan we de velden die overschreven gaan worden benadrukken. Als u vervolgens op de knop rechtsboven klikt, dan gaan we de gewenste gegevens overschrijven.
    
    
    
• Accounton valideert ook de geüploade data. Onder 'Ongeldige klanten' zal u de klanten terugvinden die niet opgeladen kunnen worden omwille van bv. een ongeldig e-mail adres of rijksregisternummer.

PS: Het wordt sterk aangeraden om de rijksregisternummers van uw klanten mee te importeren. Dit zorgt er onder andere voor dat de MyMinfin en Tax-On-Web synchronisaties eenvoudig en vlot kunnen verlopen.

Koppelen van de juiste vragenlijst

Onder 'Klanten enkel in import', kan u de nieuwe klanten toevoegen aan Accounton. Alvorens u bovenaan op 'Voeg de geselecteerde klanten toe aan Accounton' wenst te klikken, dient u eerst de vragenlijst te selecteren voor deze nieuwe klanten. We herkennen de taal van de geïmporteerde klanten, en u hoeft enkel nog de vragenlijst te selecteren. 

Klik vervolgens op 'Voeg de geselecteerde klanten toe aan Accounton'. De nieuwe klanten worden opgeladen en krijgen meteen ook de correcte vragenlijst in hun dossier toegevoegd. 

• We raden aan om de optie 'Verstuur e-mailuitnodiging direct na import' niet aan te zetten. De klanten zullen dan toegevoegd worden met de status 'Niet verzonden' en er zal nog geen enkele e-mail verzonden zijn. U kan hierna bepalen wie wanneer een e-mail zal ontvangen.
  • De klanten zijn nu toegevoegd aan uw omgeving en hebben de juiste vragenlijst in hun dossier klaarstaan. De vragenlijsten moeten echter nog uitgestuurd worden. Nadat u de MyMinfin sync hebt laten lopen en de vragenlijsten eventueel verder hebt geprefilled met extra informatie, kan u vervolgens de mails met vragenlijst uitsturen. Hoe u dit doet, kan u hier lezen Klanten uitnodigen in bulk
• Als u de optie 'Verstuur e-mailuitnodiging direct na import' wél aanvinkt, dan zal bij het toevoegen van deze klanten direct ook de uitnodigingen voor het invullen van de vragenlijst verstuurd worden. De klanten zullen dan direct de status 'Verzonden' hebben.