Hoe importeer ik mijn Sofisk data in de vragenlijst?

Gewijzigd op Ma, 30 Jun om 11:39 AM

Het is mogelijk om de basisgegevens van onroerende goederen en leningen te importeren vanuit Sofisk (Larcier) direct in de Accounton vragenlijst. Dat bespaart kostbare tijd en minimaliseert handmatige invoer, waardoor jullie je kunnen focussen op strategische taken.

INHOUDSOPGAVE

Wat kan je importeren?
Hoe werkt de import?
Afronding van de import

Wat kan je importeren?

De import stelt je in staat om de volgende gegevens van jullie klanten, zoals vastgelegd in Sofisk (Larcier), automatisch in Accounton in te laden:

Onroerende goederen: Adres, eigendomsverdeling tussen partners en de bestemming.
Leningen: Startdatum van de lening en het doel van de lening.

Hoe werkt de import?

De import van zowel onroerende goederen als leningen vereist het exporteren van specifieke PDF-bestanden uit Sofisk (Larcier). Volg onderstaande stappen voor een succesvolle import:

Stap 1: Exporteer de benodigde PDF's uit Sofisk (Larcier)

Zorg ervoor dat je de volgende PDF's exporteert uit Sofisk (Larcier):

PDF van Onroerende goederen
PDF van Leningen

Stap 2: Importeer de PDF's van Onroerende goederen in Accounton

Belangrijke opmerking: Importeer de PDF's van de onroerende goederen voordat de vragenlijsten zijn geopend of uitgestuurd naar klanten. Zodra een vragenlijst is geopend (door jullie of door de klant), worden de gegevens niet meer overschreven door de import.

Navigeer in Accounton naar Personenbelasting > Klanten.
Klik rechtsbovenaan op de knop 'Importeer klanten of gegevens'.

Kies vervolgens voor 'External source calculation'.
Hier kan je één of meerdere PDF's van onroerende goederen uploaden.

Wat gebeurt er na het uploaden?

Ons systeem zal proberen een match te maken met bestaande klanten in Accounton op basis van het rijksregisternummer in de PDF en het rijksregisternummer in Accounton.
Let op! Enkel als de aangever in Accounton overeenkomt met de aangever in de PDF, kan de import plaatsvinden.

Controleer de importstatus

In het tabblad 'Dubbele klanten' vind je alle klanten terug waarvoor het systeem een succesvolle match heeft kunnen maken met de import PDF.
In het tabblad 'Ongeldige klanten' krijg je een overzicht van alle klanten waarvoor de PDF niet kon worden ingeladen, inclusief de reden waarom dit niet mogelijk was.

Gegevens overschrijven

Voor de klanten die verschijnen onder 'Dubbele klanten', kan je klikken op 'Overschrijf geselecteerde klanten en velden in Accounton'.
Let op: Het overschrijven van de gegevens betekent dat alle bestaande onroerende goederen in de vragenlijst worden overschreven met de informatie uit de geïmporteerde PDF. Dat geldt ook voor eventuele onroerende goederen van vorig jaar die in de vragenlijst zouden staan, en de prefill die je vanuit MyMinfin zou krijgen als je de onroerende goederen niet inlaadt via deze methode.

Vergelijking met MyMinfin import

Je kan kiezen om ofwel de onroerende goederen te importeren vanuit Sofisk of om verder te gaan met de MyMinfin import. Hieronder zie je de verschillen tussen beiden:

MyMinfin import levert: adres onroerend goed, eigendomsverdeling tussen partners, en het kadastraal inkomen (KI). De bestemming wordt hierbij niet meegeleverd.
Sofisk (Larcier) import levert: adres onroerend goed, eigendomsverdeling tussen partners, en de bestemming. Het KI wordt hierbij niet meegeleverd.
Belangrijk: Deze gegevens worden enkel ingeladen indien alle velden correct kunnen worden uitgelezen uit de PDF. Niet alle PDF's zijn even gestructureerd en/of kunnen volledig correct worden uitgelezen door ons OCR-algoritme. Mochten velden niet correct worden uitgelezen, dan blijven deze leeg.

Stap 3: Importeer de PDF's van Leningen in Accounton

Nadat de onroerende goederen zijn ingeladen:

Klik rechtsbovenaan op de rode knop 'Nieuwe upload starten'.
Je kan hier ook opnieuw navigeren via Personenbelasting > Klanten > 'Importeer klanten of gegevens'.
Laad vervolgens de verschillende Leningen PDF's op.

Wat gebeurt er na het uploaden?

Ons algoritme zal proberen een match te maken tussen de onroerende goederen die reeds in Accounton aanwezig zijn (al dan niet opgeladen via de Sofisk (Larcier) PDF's) en de leningen in de geïmporteerde PDF's.
Let op: De naam van het adres dient EXACT overeen te komen met het adres in Accounton (al dan niet opgeladen via de Sofisk (Larcier) PDF's van onroerende goederen). Indien dat niet het geval is, wordt de lening niet gekoppeld aan het adres.
Bovendien wordt er bijkomende logica toegepast op de leningen in de PDF's. Uit die PDF's is het niet altijd duidelijk welke lening op welke manier aan het onroerend goed (of een andere lening) gekoppeld is. Als die koppeling niet duidelijk is, wordt de lening ook niet geïmporteerd.
In de praktijk betekent dit dat het zeker mogelijk is dat niet alle leningen uit de PDF's kunnen worden gekoppeld aan een onroerend goed in de vragenlijst. Een gedeelte van de leningen zal mogelijk succesvol worden geïmporteerd, maar de klant dient dan eenmalig de ontbrekende leningen handmatig toe te voegen.
Als een lening succesvol kan worden gekoppeld aan een onroerend goed, wordt die op het hoogste niveau toegevoegd als lening bij een onroerend goed in de vragenlijst met de volgende gegevens: startdatum lening en doel van de lening (opnieuw, mits goed uitgelezen uit de PDF).

Afronding van de import

Zodra de gegevens van onroerende goederen en leningen succesvol zijn ingeladen (en overschreven) in de vragenlijst, kunnen jullie de vragenlijsten openen, (eventueel verder voorbereiden) en uitsturen naar jullie klanten. De klant, of jullie als accountant, kunnen dan de eventueel ontbrekende zaken eenmalig handmatig aanvullen.

Vanaf jaar 2 blijft alle ingevulde informatie onthouden, zodat alles slechts één keer ingevuld of bevestigd hoeft te worden.